Récapitulatif de nos meilleurs conseils et outils de productivité

Si vous voulez être productif, vous devez vous imposer une routine, mettre en œuvre des outils de productivité efficaces et demander de l'aide lorsque vous en avez besoin. Ces trois piliers vous permettront de vous concentrer sur ce qui est important pour vous et votre entreprise.

Nous nous sommes penchés sur les ressources que nous avons partagées précédemment pour créer ce "best of" de conseils qui vous aideront à devenir plus productif. Lisez la suite pour tout savoir, des meilleures pratiques pour la gestion de votre boîte de réception et de votre emploi du temps à la recherche d'assistants virtuels expérimentés pour prendre en charge les tâches de routine.

Conseils pour bien gérer sa routine

L'un des éléments les plus importants pour augmenter votre productivité est de mettre en place une routine. Avec une routine en place, vous savez exactement ce qui se passe chaque jour et où vous pouvez être flexible pour les tâches urgentes de dernière minute ou inattendues qui se présentent. La mise en place d'une routine demande des efforts, mais elle vous permettra de gagner un temps considérable à l'avenir. Pour commencer, passons en revue les éléments clés d'une routine efficace.

Structurez votre journée

1. Utiliser des outils de planification : Faites défiler les pages ci-dessous pour connaître l'outil que nous vous suggérons !
2. Créez un rituel matinal: même Martha Stewart a une routine matinale pour se préparer au succès.
3. Faites des pauses : Méditation, créativité, lecture.
4. Utilisez des listes de tâches: Les outils numériques et analogiques sont tous deux efficaces. De plus, les notes autocollantes sont amusantes.
5. Créez une séparation lorsque vous travaillez à domicile : Choisissez un endroit spécifique pour travailler, aussi séparé que possible du reste de votre espace personnel.
6. Ajustez-les si nécessaire: Vous et votre entreprise êtes en constante évolution, et vos routines doivent évoluer avec vous.

Lisez notre article complet sur les meilleures pratiques pour structurer votre journée ici : Retrouvez une routine productive.

Nettoyer l'espace de travail numérique à chaque saison

N'attendez pas le printemps ou l'automne pour organiser votre espace de travail numérique. Il ne faut pas longtemps pour que les dossiers s'empilent dans le désordre, ce qui entraîne une perte de temps dans la recherche de ce dont vous avez besoin.

1. Nettoyage de la boîte de réception
2. Trouvez le bas de votre dossier de téléchargement
3. Annuler des comptes et désinstaller des applications
4. Obtenir un gestionnaire de mots de passe
5. Faites votre choix, il y a toujours quelque chose à nettoyer.

Lisez notre article complet sur l'organisation de votre espace de travail numérique : Conseils pour le nettoyage de printemps de votre espace de travail numérique.

Gestion de la boîte de réception et de l'agenda comme un pro

Laissez-moi deviner - vous avez 189 courriels non lus dans votre boîte de réception au moment où vous lisez cet article ? Plus votre boîte de réception se remplit, plus votre anxiété augmente et plus la procrastination s'installe. Nous savons tous que la procrastination est l'endroit où la productivité meurt, alors soyez PROACTIFS et créez un système de gestion de votre boîte de réception et de votre emploi du temps avant que la procrastination ne s'installe.

1. Fixez des objectifs : Réfléchissez à ce que vous voulez voir lorsque vous ouvrez votre courrier électronique. Des étiquettes de tâches à faire et de tâches terminées ? Archivage automatique ? Ne plus jamais voir de spam ?
2. Hiérarchisation : Lorsque vous triez votre boîte de réception, vous pouvez mettre en œuvre différentes méthodes, telles qu'un découpage en quadrants (Urgent vs Problèmes de demain et Action requise vs A revoir).
3. Affinez vos systèmes : Après avoir mis en place un système, vous commencerez à le tester et à l'adapter pour en améliorer l'efficacité.
4. Construire des systèmes et des relations en même temps : Si vous avez un assistant à temps plein ou à temps partiel, le fait de travailler à un objectif commun pour l'inbox zero peut favoriser un sentiment d'accomplissement partagé et une excellente relation de travail.

Lisez notre article complet sur la gestion de la boîte de réception et de l'agenda ici : Créer un système de gestion des courriels pour les cadres.

Gestion du temps avec la méthode du timeboxing

Nous vous promettons que vous n'aurez pas besoin de gants de boxe pour cette étape ! Le timeboxing, en termes simples, est une période de temps fixe que vous allouez à une activité planifiée. Cela semble simple, mais c'est tout un art que de perfectionner la gestion du temps avec la méthode du timeboxing. Les sept étapes énumérées ci-dessous constituent un bon point de départ. N'oubliez pas que la cohérence est essentielle !

Processus en 7 étapes pour Timeboxer votre semaine

1. Prenez un calendrier qui vous donne une vue d'ensemble de la semaine. Vous pouvez utiliser du papier, un agenda, ce que vous préférez.
2. Réservez votre temps de travail, vos "heures de bureau".
3. Prévoyez des pauses et des moments pour prendre soin de vous.
4. Examinez vos responsabilités. Il peut s'agir de clients, de projets, de réunions, etc.
5. Déterminez le nombre d'heures que vous pouvez travailler cette semaine.
6. Répartissez votre charge de travail entre les heures indiquées au point 5 et prévoyez une marge de manœuvre. Veillez à prévoir des plages horaires pour consulter votre boîte de réception et envoyer les communications nécessaires.
7. Prévoyez un "jour de dépassement", mais ne vous y fiez pas. Veillez à utiliser ce temps pour rattraper votre retard. Le jour de débordement, c'est comme si vous n'étiez pas au bureau - pas de nouveau travail ni de réunion.

Lisez notre article complet sur la gestion du temps ici : Le timeboxing peut-il augmenter la productivité ?

Les meilleurs outils pour l'efficacité

Les outils numériques sont fantastiques pour augmenter la productivité, mais à condition de s'en tenir à l'essentiel. Évitez la "fatigue des applications" en limitant le nombre d'outils que vous utilisez quotidiennement. Nous vous facilitons la tâche en vous proposant une liste des meilleurs outils payants et des meilleurs outils gratuits conçus pour les cadres occupés et leur personnel.

Outils payants

• Slack
• Calendly
• Trello
• Hootsuite
• Canva
• Gardien
• Evernote

Lisez notre article complet sur les outils de productivité payants ici : 7 applications de productivité pour améliorer votre productivité.

Outils gratuits

• Vague
• Hootsuite
• Mailchimp
• Planoly
• Application Grammarly
• Zoho CRM
• Carré

Lisez notre article complet sur les outils de productivité gratuits ici : 7 outils gratuits pour vous aider à développer votre petite entreprise.

Outil gratuit en prime : Loom, Dernièrement, notre équipe a apprécié la rapidité et la facilité avec lesquelles nous pouvons créer des vidéos rapides pour expliquer des concepts ou fournir des mises à jour à d'autres personnes. Loom vous permet d'enregistrer votre écran et une vidéo de vous en train de parler en même temps. La plupart du temps, cela permet de gagner du temps par rapport à une réunion. De plus, vous pouvez réutiliser l'enregistrement à l'infini !

Déléguer, déléguer, déléguer

Même si vous voulez tout faire vous-même parce que vous savez comment vous y prendre, vous ne devez pas le faire. Perdre du temps à accomplir des tâches qui ne font pas avancer votre entreprise est une erreur courante que commettent de nombreux dirigeants et cadres. Les assistants virtuels expérimentés s'adaptent et apprennent rapidement à connaître les besoins de votre entreprise et votre style de travail personnel afin d'être opérationnels dès le départ. Faites confiance au processus de délégation et lâchez prise ! Voici quelques tactiques de délégation rapides pour vous aider à déterminer ce qui peut être délégué et ce qui ne peut pas l'être.

Déléguer en 3 étapes (A-B-C)

• A - Analysez votre charge de travail : MATRICE D'EISENHOWER
• B - Diviser les grands projets en petites tâches
• C - Communiquer et collaborer

Lisez notre article complet sur la délégation ici : Si vous voulez que quelque chose soit fait, déléguez.

‍Les 5 F de la productivité

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