Créer un système de gestion des courriels pour les cadres : 2 perspectives

‍Partie1 : Le point de vue de l'assistante exécutive virtuelle

"Je suis un peu gêné de l'admettre, je fais partie des phrases que j'ai dites à ma future patronne lors de notre entretien préliminaire : "Oh, j'adore les feuilles de calcul ! Heureusement pour moi, elle a un grand sens de l'humour et cherchait quelqu'un capable de manier une feuille de calcul avec aplomb.

Établissement de priorités : Faire le tri dans la boîte de réception

Lorsqu'elle m'a engagée comme assistante de direction, ma patronne m'a demandé de jeter un coup d'œil à son système de gestion des courriels pour voir si nous pouvions trouver quelque chose de cohérent, de centralisé et de facile à utiliser. J'ai ouvert un document et nous avons commencé à réfléchir.

J'ai commencé par un découpage en quadrants de base - Urgent vs Problèmes de demain et Action requise vs À revoir. Cela permet de hiérarchiser le flux de travail de la journée dans une grille facile à comprendre et à visualiser.

Comme dans toute nouvelle relation, le premier défi consiste à apprendre les modes de communication de l'autre. Une simple grille comme celle-ci nous a permis d'établir quelles tâches seraient classées dans telle ou telle catégorie, et m'a permis d'apprendre les tenants et les aboutissants de l'entreprise elle-même.

Affiner le système : Les feuilles Google à la rescousse

Bien que la simplicité soit belle, je savais que nous pouvions faire mieux - j'ai donc créé une feuille de calcul !

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Offrant une catégorisation plus spécifique sans perdre la visibilité simple du système des quadrants, une feuille de calcul de gestion des tâches comme celle-ci permet une personnalisation précise. Lors d'un appel, j'ai partagé l'écran de la feuille de base afin que nous puissions la construire selon ses spécifications.

Elle voulait pouvoir voir la date à laquelle la tâche avait été assignée ainsi que le "type" de tâche - les documents à réviser, par exemple, pouvaient ainsi être regroupés dans un après-midi réservé à la lecture en masse. *pouces en l'air

Nous avons également décidé de coordonner les couleurs avec celles qu'elle utilisait déjà. Lorsqu'une urgence ou un statut spécifique est sélectionné dans le menu déroulant, il change automatiquement de couleur. Les fonctions de formatage conditionnel et de validation des données sont vos meilleures amies ici !

Enfin, pour plus de satisfaction, j'ai ajouté une case à cocher à côté de la tâche, sur laquelle il faut cliquer lorsqu'elle est terminée. Lorsque la case est cochée, une ligne est tracée à travers la ligne, ce qui permet de visualiser facilement les progrès accomplis en vue d'atteindre le niveau zéro de la boîte de réception pour la journée.

Les subtilités de la gestion du courrier électronique 

La feuille de calcul pour la gestion des tâches a été un succès pour notre travail d'équipe, et je ne fais que commencer ! En naviguant dans les autorisations de courrier électronique, nous pouvons joindre des liens vers des documents et des courriels pertinents dans sa boîte de réception. Nous pouvons également coordonner nos notes par couleur, afin de voir plus facilement si quelqu'un d'autre a mis à jour la feuille. Actuellement, je migre manuellement les tâches barrées à la fin de la journée vers une autre feuille, mais je travaille sur un moyen d'automatiser cette opération. L'intégration des calendriers pourrait également venir plus tard. Le ciel est la limite !

Construire des systèmes et des relations en même temps 

Même si j'adore les bonnes feuilles de calcul, je dois dire que la meilleure partie du processus pour moi a été d'apprendre à connaître mon patron. Travailler ensemble à quelque chose de mutuellement bénéfique dont nous pouvons être fiers a permis à notre relation de travail de démarrer sur les chapeaux de roue. J'ai hâte de voir ce que nous pourrons accomplir ensemble - une bonne feuille de calcul n'est qu'un début !

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Partie 2 : Le point de vue du patron

J'avais l'habitude de vivre dans ma boîte de réception. Rien n'était fait si ce n'était pas dans un courriel. Je triais les courriels à partir du plus récent et je revenais en arrière. (Je ne devrais probablement pas l'admettre, mais j'avais plus de 600 courriels non lus). Vous pouvez comprendre comment cela peut être un problème. Et comme notre équipe dépendait de plus en plus de Slack pour communiquer, je passais de moins en moins de temps dans ma boîte de réception. Ce qui a créé un problème encore plus important.

Ainsi, lorsque Breanna est devenue mon assistante personnelle et que nous avons discuté de mes objectifs, la première chose pour laquelle je savais que j'avais besoin d'aide était de reprendre le contrôle de ma boîte de réception.

J'avais déjà essayé plusieurs choses par le passé, notamment le marquage et les dossiers. Mais comme je n'étais pas dans ma boîte de réception, cela ne m'a pas vraiment aidé. J'avais encore besoin de trier ce qui était important et de partir de là.

Je savais quels étaient mes objectifs :
1. Classer les courriels entrants par ordre de priorité

2. Déléguer à la personne appropriée les courriels que je n'ai pas besoin de traiter.

3. Classer tout ce qui présente un intérêt pour une lecture ultérieure

4. Gérer les abonnements

5. Supprimer le spam

Test et itération

Au début, nous avons essayé d'utiliser Slack, où Breanna me donnait les grandes lignes de ce qui nécessitait mon attention et de ce qui pouvait attendre. C'était bien et cela a permis d'atteindre l'objectif de m'empêcher de tomber dans le trou du lapin. Mais selon le degré de relâchement de la journée, le message se perdait et ne me permettait pas nécessairement de rester sur la bonne voie pour accomplir les tâches importantes.

Après un certain temps de collaboration, Breanna m'a fait savoir qu'elle avait réfléchi à la manière de s'attaquer à ma boîte de réception et m'a demandé si j'étais d'accord pour qu'elle passe un peu de temps à construire un squelette. C'était une excellente façon d'aborder les choses... plutôt que de se lancer à corps perdu dans la construction de la solution, elle m'a donné un prototype sur lequel nous avons travaillé ensemble. Puis nous l'avons mis en œuvre.

Tout d'abord, il s'agissait d'un document Google, mais il était difficile de le mettre à jour. L'itération suivante a été une feuille de calcul (et pour mon équipe qui sait à quel point je déteste les feuilles de calcul, ils seront agréablement surpris de voir à quel point celle-ci me convient).

Trouver notre rythme et libérer du temps !

Breanna examine mes courriels plusieurs fois par jour et ajoute à la feuille de calcul tout ce que je dois traiter. Elle classe chaque entrée par statut (suivi, examen, action requise, examen, en cours et terminé) et par urgence (aujourd'hui, demain, cette semaine, etc.). Les liens vers les documents pertinents se trouvent également dans la feuille de calcul, ce qui m'évite de devoir les rechercher.

Au fur et à mesure que je termine les éléments de la liste, je peux changer le statut en "terminé" et les classer. Breanna garde un œil sur les dates d'échéance et me donne un coup de pouce si je me rapproche d'une date limite. Je peux également ajouter des notes et lui demander d'effectuer un premier passage sur les documents écrits ou de confirmer les calculs sur les notes de frais. Cela me fait gagner beaucoup de temps et me permet de rester sur la bonne voie.

Lorsque l'envie me prend de retourner dans ma boîte aux lettres, tout ce qui figure sur la feuille de calcul de gestion des courriers électroniques est marqué d'un astérisque, ce qui me permet de passer rapidement en revue les courriers électroniques marqués d'un astérisque et de décider si je souhaite y répondre rapidement.

Il y a encore quelques problèmes que nous essayons de résoudre, mais jusqu'à présent, cela me libère du temps que je passais à essayer de gérer le nombre de courriels que je recevais.

Une base solide pour une productivité encore plus grande

J'aime le fait que Breanna ait utilisé une solution complètement différente et originale pour atteindre mes objectifs. Et qu'elle ait pris l'initiative de développer un prototype qui, selon elle, fonctionnerait pour moi une fois qu'elle aurait appris à connaître ma façon de travailler. Prochaine étape... mon Google Drive 😉