Conseils pour le nettoyage de printemps de votre espace de travail numérique

Le soleil brille, les oiseaux (et la plupart des Canadiens) chantent ; il est temps de faire le ménage de printemps ! 

Mais nous ne parlons pas du nettoyage de printemps de votre maison ou même de votre jardin. À quand remonte le dernier nettoyage de votre espace numérique ? Votre boîte de réception, vos fichiers et dossiers, vos photos, etc.

Nous vous proposons quelques conseils de nettoyage numérique de printemps pour vous aider à sortir votre espace de travail de l'ornière hivernale, car le printemps a pointé le bout de son nez ! 

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1. Nettoyage de la boîte de réception

Commencez-vous chaque jour à supprimer les abonnements et les lettres d'information que vous ne consultez plus ? Mieux encore, les ignorez-vous tout simplement ? Ou bien l'outil de recherche est-il votre meilleur ami et votre boîte de réception votre plus grand ennemi ? Imaginez que chaque courriel soit une feuille de papier sur votre bureau. C'est à se demander... 

Nous allons faire de grands pas en avant ! 

Désabonnez-vous de ces abonnements ennuyeux - vous avez pris deux minutes pour vous inscrire ; prenez 30 secondes de plus pour faire défiler l'e-mail jusqu'au bas de la page et cliquer sur "se désabonner". Vous pouvez aussi utiliser une application comme Unroll.me pour vous désabonner automatiquement des lettres d'information que vous n'ouvrez jamais. 

• Créez des dossiers, que ce soit en fonction de l'expéditeur, d'un sujet ou d'un projet. Utilisez ensuite votre outil de recherche BFF et déplacez ces messages de votre boîte de réception vers des dossiers. Vous aurez ainsi une meilleure vue d'ensemble de vos expéditeurs uniques et pourrez rassembler les messages connexes en un seul endroit.
• Utilisez la fonction d'archivage : c'est un moyen facile de nettoyer votre boîte de réception sans supprimer d'e-mails. Les courriels datant de plus de trois mois peuvent généralement être archivés en toute sécurité. Si vous recevez des réponses provenant de courriels archivés, ne vous inquiétez pas, elles iront dans votre boîte de réception (propre) ! 
• Relevez le défi de la boîte de réception zéro - vous souvenez-vous de la première fois que vous avez configuré votre messagerie et qu'il n'y avait rien dans votre boîte de réception ? #nostalgic C'est un défi de taille, mais nous croyons en vous ! 
• Astuce avancée: créez des filtres dans Google Gmail ou des règles dans Microsoft Outlook - cela permettra de classer instantanément les messages provenant de personnes ou de domaines spécifiques dans des endroits spécifiques, comme des dossiers nouvellement créés ou même dans votre corbeille, comme vous le souhaitez. 

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2. Trouvez le bas de votre dossier de téléchargement

Tout ce que nous trouvons sur Internet se retrouve dans notre dossier Download - documents, contrats, photos, vidéos, fichiers zip et fichiers décompressés. tout. tout. 

La meilleure approche est lente et régulière. Choisissez un endroit où créer de nouveaux dossiers, de préférence en dehors de votre dossier Download, et divisez votre écran en deux fenêtres : l'une sera le dossier Download, l'autre l'endroit où vous avez décidé de créer votre nouvelle liste de dossiers tape-à-l'œil. 

Allez fichier par fichier, soit par date de téléchargement, soit par nom de fichier, créez des dossiers portant des noms appropriés et déplacez les éléments au fur et à mesure. Et oui, vous pouvez également déplacer des fichiers dans votre corbeille !  

Si vous allez par date, vous verrez depuis combien de temps les fichiers sont là, peut-être sans avoir été touchés ; par nom de fichier, vous verrez les doublons des doublons - avez-vous déjà vu un (7) à la fin d'un nom de fichier ? Deux fois rien.

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3. Annuler des comptes et désinstaller des applications

La technologie est en constante évolution ; de nouveaux programmes et de nouvelles applications apparaissent chaque jour. Et comme ces fichues lettres d'information, nous nous inscrivons à des essais gratuits et téléchargeons toutes les applications. Si votre bureau et/ou votre écran d'accueil ressemblent à un puzzle défait, il est peut-être temps de faire le ménage. 

Il est très probable que vous n'utilisiez pas tout ce que vous pensiez être utile. En parcourant votre boîte de réception, surveillez les essais gratuits ou les inscriptions inconnues ; profitez-en pour annuler ces comptes si vous ne les utilisez pas. Vous pouvez voir les applications que vous utilisez le moins dans le Google Play Store et l'Apple App Store. Sélectionnez-les et désinstallez-les ! 

Vous éviterez ainsi que vos courriels, noms d'utilisateur et mots de passe ne tombent entre de mauvaises mains, c'est-à-dire entre les mains de pirates informatiques ou autres. 

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4. Obtenir un gestionnaire de mots de passe

C'est vrai, nous venons de dire qu'il faut faire le ménage et supprimer les programmes et les applications que vous n'utilisez pas. Mais un gestionnaire de mots de passe peut assurer la sécurité de vos informations et vous aider à créer des mots de passe forts pour empêcher le piratage de vos comptes, si une brèche devait se produire sur l'un des sites et programmes en ligne que vous visitez régulièrement. 

Selon kimkomando.com, "il faut environ deux secondes à un pirate pour déchiffrer un mot de passe de 11 caractères qui n'utilise que des chiffres". Deux secondes ! Mais si vous pouvez créer un mot de passe de 12 caractères avec un bon mélange de lettres, de chiffres et de symboles, il leur faudra 34 000 ans pour le déchiffrer. Et environ deux minutes pour que vous l'oubliiez. 

Heureusement, CNET a récemment publié sa liste des meilleurs gestionnaires de mots de passe à utiliser en 2022. 

Ne conservez jamais vos identifiants de connexion et d'autres informations sensibles telles que vos cartes de crédit dans un document sur votre ordinateur. Si votre ordinateur est compromis, perdu ou volé, cela équivaudrait à donner les clés de votre maison à un inconnu.  

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5. Faites votre choix, il y a toujours quelque chose à nettoyer.

Si vous vous sentez plein d'énergie et que vous avez trouvé votre rythme de nettoyage numérique de printemps, nous avons encore d'autres moyens de désencombrer votre monde numérique - 

• Examinez, supprimez et sauvegardez vos photos.
• Passez en revue les signets de votre navigateur web.
• Nettoyez votre ordinateur comme vous l'avez fait pour votre boîte de réception (cela améliorera également les performances générales et la rapidité).
• Débarrassez-vous de vos vieux ordinateurs, ordinateurs portables, tablettes et téléphones - Consumer Reports propose d'excellents moyens de détruire ces objets en toute sécurité.
• Pour plus de conseils, consultez ce webinaire de l'Alliance nationale pour la cybersécurité (National Cybersecurity Alliance ).

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La rendre gérable

Vous n'êtes pas obligé de faire tout ce qui figure sur cette liste ; il vaut mieux en faire un peu que pas du tout. Tout comme vous nettoyez votre maison une pièce à la fois, attaquez-vous à votre espace numérique une zone à la fois. Le monde numérique n'occupe peut-être pas d'espace physique, mais en vous débarrassant de ce qui est inutile, vous vous sentirez prêt à affronter le printemps (et l'été). 

Et si vous avez besoin d'aide, jetez un coup d'œil au TalentPlace des Virtual Gurus - notre équipe d'assistants virtuels experts peut vous aider à organiser votre espace numérique et à éliminer ce dont vous n'avez plus besoin ou que vous n'utilisez plus.