Le timeboxing peut-il augmenter la productivité ?

En tant que chef d'entreprise, on peut avoir l'impression que chaque nouveau projet, chaque nouvelle réunion ou même chaque nouveau client est une rénovation majeure de la cuisine. C'est plus de temps, plus d'énergie et parfois plus d'argent.

Le lundi, vous voulez sortir de la journée en sachant que vous avez fait de votre mieux, que vous vous êtes donné à 100 % dans tout ce que vous entrepreniez. Puis la semaine passe à toute vitesse et la liste des choses à faire n'est pas plus petite, elle est plus grande.

J'ai trouvé un outil qui m'a aidé à compartimenter mes journées. Il s'agit du Timeboxing, dont le nom a été donné à l'origine par Elon Musk.

Comment faire tout cela dans une semaine de travail normale? 

"Dans la gestion du temps, le timeboxing attribue une période de temps fixe, appelée timebox, au cours de laquelle l'activité planifiée se déroule. Il est utilisé dans plusieurs approches de gestion de projet et pour la gestion du temps personnel." - Wikipedia

Cela ne fonctionne pas toujours, mais si j'ai une prévision de ma semaine, cela m'aide à savoir ce pour quoi j'ai de la place et à quoi je peux dire oui, et quand je dois vraiment dire non.

Dans certains secteurs d'activité, comme la communication ou la gestion de projets, il se peut que vous ayez à parler à des gens toute la journée. N'oubliez pas non plus que ces "réunions" ajouteront des éléments à votre "liste de choses à faire" et qu'il vous faudra également les programmer.

La cohérence est la clé de la technique du timeboxing

Le timeboxing est très efficace, qu'il soit hebdomadaire ou quotidien. Les choses sont appelées à changer. Il est essentiel d'être discipliné, mais aussi de permettre un peu de mouvement.

Le Timeboxing vous aide à garder le contrôle lorsque vous avez l'impression de perdre le contrôle, et vous avez le pouvoir de déplacer le Timeboxing. De nombreuses personnes constatent que la régularité de ce processus augmente leur productivité ET libère du temps pour les loisirs.

Voici ma méthode en 7 étapes pour organiser une semaine en Timebox :

1. Prenez un calendrier qui vous donne une vue d'ensemble de la semaine. Vous pouvez utiliser du papier, un agenda, ce que vous préférez. 

2. Réservez votre temps de travail, vos "heures de bureau".

3. Prévoyez des pauses et des moments pour prendre soin de vous.

4. Examinez vos responsabilités. Il peut s'agir de clients, de projets, de réunions, etc.

5. Déterminez le nombre d'heures que vous pouvez travailler cette semaine. 

6. Répartissez votre charge de travail entre les heures indiquées au point 5 et prévoyez une marge de manœuvre. Veillez à prévoir des plages horaires pour consulter votre boîte de réception et envoyer les communications nécessaires. 

7. Prévoyez un "jour de dépassement", mais ne vous y fiez pas. Veillez à utiliser ce temps pour rattraper votre retard. Le jour de débordement, c'est comme si vous n'étiez pas au bureau - pas de nouveau travail ni de réunion.

Vous avez maintenant votre base - votre "meilleur scénario". Cet exercice vous permettra de contrôler totalement votre emploi du temps, et la vie sera heureuse dans un monde parfait.

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La valeur est dans la planification, pas dans le plan 

Les avantages du Timeboxing sont que vous savez :

1. ce à quoi vous devez dire "non" pour que votre plan se réalise, et 
2. ce qui vaut un changement d'horaire.

Faites de votre mieux pour rester dans la boîte dans laquelle vous vous trouvez au moment où vous vous y trouvez. Par exemple, désactivez les applications de messagerie et les notifications sur votre téléphone. Éliminez vos distractions. 

Essayez cette méthode pendant quelques semaines et faites-nous savoir si votre productivité et votre temps libre augmentent. Le Timeboxing vous oblige également à passer en revue tout ce que vous faites chaque semaine. Lorsque vous verrez tout cela sur papier, vous commencerez peut-être à trouver des tâches que vous pourrez déléguer à d'autres membres de l'équipe ou à un assistant virtuel.