Prenez des résolutions SMART pour stimuler votre productivité

Le début d'une nouvelle année est un moment idéal pour réfléchir aux habitudes passées et fixer de nouveaux objectifs pour vous-même et votre entreprise afin d'atteindre une productivité maximale.

L'une des résolutions les plus courantes pour la nouvelle année est de devenir plus productif au travail. Les conseils pour stimuler la productivité sont utiles tout au long de l'année, mais la nouvelle année est le moment idéal pour revoir votre structure actuelle afin d'identifier les lacunes et les domaines à améliorer. Les processus que vous avez mis en place l'année dernière ne sont peut-être plus adaptés à votre situation actuelle et peuvent même entraver votre capacité à travailler efficacement.

La création d'objectifs SMART est un moyen efficace de recentrer vos habitudes de productivité. Vous trouverez ci-dessous les trois étapes à suivre pour commencer dès aujourd'hui. Nous avons également discuté avec quelques membres du personnel de Gurus Virtuels pour savoir quelles résolutions de productivité ils se sont fixées et quelles mesures concrètes ils ont mises en place pour les atteindre. Ces exemples concrets vous aideront à définir vos propres résolutions en matière de productivité.

Fixer des objectifs spécifiques et réalisables

Vous avez peut-être déjà entendu le terme " objectifs SMART" au bureau. SMART signifie spécifique, mesurable, réalisable, pertinent et limité dans le temps. Les objectifs SMART sont devenus une expression à la mode, mais ils constituent un outil utile pour vous aider à atteindre votre objectif. Plutôt que de jeter des résolutions au hasard dans un carnet et d'espérer que tout se passera bien, en créant des objectifs SMART, vous avez toutes les chances de les atteindre et d'en récolter les fruits.

Au lieu de prendre la vague résolution d'être plus productif, fixez des objectifs spécifiques, mesurables et réalisables.

Par exemple, "Je terminerai toutes mes tâches quotidiennes avant 17 heures chaque jour" ou "Je consacrerai 30 minutes par jour à mon développement professionnel". La première étape consiste à étoffer votre résolution avec des détails spécifiques, réalisables et pertinents. Décrivez les détails spécifiques de votre objectif, assurez-vous qu'il est réellement réalisable et qu'il s'inscrit dans le cadre plus large de ce que vous voulez accomplir.

Spécifique

Un objectif spécifique comprend des détails et n'est pas vague ou général.

Au lieu de cela : Je veux moins de travail administratif cette année.

Faites ceci : Je veux moins de travail administratif quotidien - gérer ma boîte de réception, programmer des réunions, transcrire des réunions et assurer le suivi des documents.

Réalisable

Un objectif réalisable est quelque chose que vous pouvez accomplir de manière réaliste. Il est démotivant d'être constamment en deçà d'un objectif que l'on s'est fixé, c'est pourquoi il est essentiel de le rendre réalisable.

Au lieu de cela : Je veux éliminer TOUT mon travail administratif quotidien - gérer ma boîte de réception, programmer des réunions, transcrire des réunions et assurer le suivi des documents, communiquer avec les membres du personnel, créer des procédures opérationnelles normalisées, etc.

Faites ceci : Je veux réduire mon travail administratif quotidien - gestion de ma boîte de réception, programmation des réunions, transcription des réunions et suivi des documents.

Pertinent

Même si l'objectif que vous vous fixez est spécifique et détaillé, vous devez prendre du recul et considérer l'ensemble de ce que vous voulez réaliser. Pourquoi créez-vous cet objectif pour commencer ? Cherchez-vous à améliorer votre entreprise, à vous améliorer vous-même ou à faire autre chose ? Veillez à ce que votre objectif soit pertinent par rapport à l'ensemble de la situation.

Au lieu de cela : Cette année, je veux accomplir un travail plus important chaque jour.

Faites ceci : Je veux réduire mon travail administratif quotidien - gestion de ma boîte de réception, planification des réunions, transcription des réunions et suivi des documents - afin de pouvoir me concentrer sur les tâches génératrices de revenus que je suis le seul à pouvoir accomplir.

EXEMPLE CONCRET DE MARGARET, COO, VIRTUAL GURUS

Objectif initial : élargir mes connaissances en matière de mesure pour englober les OKR et les KPI.

Résolution SMART : Ma résolution est de construire la première étape de notre cadre de réussite d'ici le 1er février. J'atteindrai cet objectif en faisant des recherches sur plusieurs blogs que j'ai mis en signet et en lisant quelques livres Audible (Beginner's Guide to OKRs, Felipe Castro ; Measure What Matters, John Doerr ; et Radical Focus, Christine Wodtke et Marty Cagan). Pendant les vacances, je réfléchirai beaucoup à nos objectifs ultimes pour l'année prochaine et aux mesures à prendre pour les atteindre. La réalisation de cet objectif permettra à notre équipe de réaliser son potentiel, de se sentir investie et motivée pour atteindre ses principaux résultats et, en retour, d'aider Virtual Gurus à se développer.

Identifier les domaines de productivité à améliorer

Maintenant que vous comprenez les principes fondamentaux de la définition d'objectifs SMART, vous devez vous asseoir et évaluer vos performances passées. Posez-vous les questions suivantes.

• Avez-vous atteint les objectifs que vous vous étiez fixés pour augmenter votre productivité ?
• Quels obstacles, le cas échéant, vous ont empêché d'atteindre vos objectifs ?
• Quelles sont les tâches que vous repoussez régulièrement à un autre jour parce que vous n'avez pas réussi à les accomplir ?
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Dresser une liste de vos tâches quotidiennes et les classer par ordre de priorité

En dressant la liste de tout ce que vous devez faire, vous pouvez voir exactement ce qui doit être fait et classer les tâches par ordre de priorité en fonction de leur importance et de leur échéance. Cela peut vous aider à hiérarchiser votre temps et à éviter de vous sentir débordé ou stressé. En outre, le fait de rayer des éléments de votre liste au fur et à mesure que vous les accomplissez peut vous donner un sentiment d'accomplissement et vous motiver à continuer. Dressez une liste de vos tâches quotidiennes et classez-les par ordre de priorité pour vous aider à rester sur la bonne voie et à tirer le meilleur parti de votre temps.

Identifier et éliminer les distractions ou les activités qui font perdre du temps

Les distractions peuvent prendre de nombreuses formes, comme les médias sociaux, les courriels, les notifications téléphoniques ou même les conversations avec les collègues. Les activités qui vous font perdre du temps peuvent également vous faire perdre un temps précieux et vous empêcher d'accomplir des tâches importantes. En identifiant et en éliminant ces distractions et activités, vous pouvez améliorer votre concentration et votre productivité afin de tirer le meilleur parti de votre temps. Cela peut nécessiter de fixer des limites, de réserver des moments spécifiques pour certaines activités, voire de bloquer certains sites web ou applications. Reprenez le contrôle de votre temps !

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Envisagez d'utiliser un outil ou une application de productivité pour suivre vos progrès.

Ces outils peuvent vous aider à organiser vos tâches, à planifier votre temps et à rester concentré grâce à des rappels et des alertes. Ils peuvent également fournir des informations sur votre productivité et vous aider à identifier les domaines dans lesquels vous pouvez vous améliorer. Que vous travailliez sur un projet personnel ou que vous gériez une équipe, un outil ou une application de productivité peut être une ressource précieuse pour rester organisé et tirer le meilleur parti de votre temps. Envisagez d'utiliser un outil ou une application de productivité pour vous aider à suivre vos progrès et à rester sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs.

Pour commencer, lisez le récapitulatif de nos meilleurs conseils et outils en matière de productivité.

EXEMPLE CONCRET DE DIANA, CHEF D'ÉQUIPE ONBOARDING, VIRTUAL GURUS

Objectif initial : grandir en tant que leader.

Résolution SMART : Ma résolution est d'obtenir un taux de satisfaction de 95 % de la part de mon équipe d'ici la fin du deuxième trimestre. J'atteindrai cet objectif en explorant les ressources de formation au leadership et en mettant en œuvre les outils appris dans le cadre des activités quotidiennes de mon équipe et de mes stratégies de leadership. La réalisation de cet objectif renforcera la confiance de mon équipe dans mon leadership et se traduira par une augmentation de la productivité et de la collaboration au sein de mon service.

EXEMPLE CONCRET PAR AMANDA, SPÉCIALISTE DE L'INTÉGRATION, VIRTUAL GURUS

Objectif initial : favoriser les relations avec les clients - Niveau suivant.

Résolution SMART : Ma résolution est d'augmenter le taux de satisfaction de mes clients de 91 % à 97 % en quatre semaines. J'atteindrai cet objectif en tirant parti des connaissances de mon équipe, en apprenant du podcast CHURN et en écoutant les commentaires de mes dirigeants. En atteignant cet objectif, je montrerai à mes clients que je les reconnais en tant que personne, je les aiderai à comprendre ce que nous avons fait, pourquoi nous l'avons fait et comment nous sommes parvenus à notre décision. Cela leur permettra d'acquérir des connaissances et de rester dans le coup. Chaque interaction doit être modifiée pour s'adapter à chacun de nos clients - tout le monde communique différemment !

Créez un plan pour atteindre vos objectifs

Maintenant que vous avez jeté les bases de votre objectif spécifique, réalisable et pertinent, il est temps de définir des lignes directrices pour suivre vos progrès. Un objectif ouvert sans fin est difficile à suivre. Vous devez donc fixer un délai dans lequel vous souhaitez obtenir des résultats et identifier la méthode spécifique qui vous permettra de mesurer les progrès accomplis.

Décomposez vos objectifs en étapes plus petites et réalisables, assorties d'échéances, et suivez vos progrès.

Un objectif vaste et complexe peut être accablant et vous dissuader de faire le premier pas vers l'amélioration de votre productivité. Chaque élément de votre objectif peut être divisé en objectifs plus petits et plus faciles à gérer, qui sont moins intimidants et vous permettent de remporter de petites victoires sur la voie de votre résolution globale en matière de productivité.

Avez-vous déjà entendu l'expression "manger la grenouille" ? Il s'agit d'une méthode de productivité qui consiste à accomplir d'abord la tâche la plus complexe et/ou la plus importante, car toutes les autres tâches sont ensuite faciles à réaliser. Vous pouvez également utiliser cette méthode pour travailler d'abord sur les aspects les plus complexes et les plus importants de votre objectif afin de vous soulager d'un poids important et de réduire considérablement votre résolution de productivité.

Mesurable

Comment savoir si vous êtes sur la bonne voie pour atteindre votre objectif de productivité ? Choisissez des mesures spécifiques telles que des indicateurs clés de performance(ICP) pour mesurer vos progrès et changez de direction si vous êtes loin de l'objectif.

Au lieu de cela : Je veux réduire mon travail administratif quotidien pour me concentrer sur les tâches génératrices de revenus, et je vais donc déléguer une partie de mon travail.

Faites ceci : Je veux réduire mon travail administratif quotidien - gestion de ma boîte de réception, planification des réunions, transcription des réunions et suivi des documents - afin de pouvoir me concentrer sur les tâches génératrices de revenus que je suis le seul à pouvoir accomplir. J'y parviendrai en déléguant 50 % de mes tâches administratives qui peuvent être accomplies par quelqu'un d'autre.

Limité dans le temps

Vous avez inclus des détails spécifiques dans votre objectif, mais comment savoir si vous avez atteint le point final ? Les résultats de votre objectif ne doivent pas être la ligne d'arrivée. Vous devez définir des paramètres spécifiques concernant ce que vous voulez atteindre et le moment où vous voulez l'atteindre.

Au lieu de cela : Je veux réduire mon travail administratif quotidien, je vais donc engager un assistant virtuel et déléguer certaines de mes tâches.

Faites ceci : Je veux réduire mon travail administratif quotidien - gestion de ma boîte de réception, planification des réunions, transcription des réunions et suivi des documents - afin de pouvoir me concentrer sur les tâches génératrices de revenus que je suis le seul à pouvoir accomplir. J'y parviendrai en engageant un assistant virtuel d'ici le 31 janvier et en déléguant 50 % de mes tâches administratives qui peuvent être accomplies par quelqu'un d'autre.

EXEMPLE CONCRET DE MONA, VICE-PRÉSIDENTE DU MARKETING, VIRTUAL GURUS

Objectif initial : responsabiliser mon équipe et soutenir sa croissance tout en libérant une partie de ma propre bande passante pour des initiatives clés.
Résolution SMART : Ma résolution est de réduire ma charge de travail en supprimant 20 % de mes tâches qui peuvent être accomplies par mon équipe plutôt que par moi, d'ici au 15 février. J'atteindrai cet objectif en responsabilisant mon équipe et en soutenant sa croissance. Je donnerai à chaque membre de l'équipe une série d'objectifs SMART et des indications claires sur le degré d'autonomie dont il dispose pour les atteindre. Je comblerai toutes les lacunes en matière de compétences ou de connaissances par une combinaison de mentorat et d'accès au développement professionnel. En atteignant cet objectif, je responsabiliserai mon équipe et soutiendrai sa croissance, ce qui me permettra de libérer une partie de ma propre bande passante pour des initiatives clés visant à soutenir la croissance de Virtual Gurus.

Envisager de demander l'aide d'un mentor ou d'un partenaire de responsabilisation

Demandez l'aide d'un collègue, d'un ami ou d'un mentor pour vous aider à atteindre vos objectifs de productivité. L'aide d'un mentor ou d'un partenaire de responsabilisation peut s'avérer précieuse pour vous aider à atteindre vos objectifs et à réaliser votre plein potentiel. Un mentor est une personne qui a plus d'expérience et de connaissances dans un domaine particulier ou un domaine d'intérêt, et qui peut vous offrir des conseils et un soutien tout au long de votre parcours.

Un partenaire de responsabilisation, quant à lui, est une personne qui vous aide à rester sur la bonne voie et à rendre compte du respect de vos engagements et de la réalisation de vos objectifs. Ces deux types de soutien peuvent être extrêmement bénéfiques, car ils peuvent vous motiver, vous encourager et vous donner une nouvelle perspective lorsque vous en avez le plus besoin. Envisagez de demander l'aide d'un mentor ou d'un partenaire de responsabilisation pour vous aider à rester concentré et motivé dans la poursuite de vos objectifs.

Des outils de responsabilisation dont vous pouvez profiter lorsque vous ne savez pas à qui demander de l'aide :

• StickK - offre des options aux particuliers et aux entreprises qui disposent de plusieurs grandes communautés de soutien. Incitation financière optionnelle qui peut être donnée à un ami, à un ennemi, à une œuvre de charité ou à une œuvre anti-charité. Rien ne vous incitera plus à rester sur la bonne voie que de vouloir éviter que votre promesse de 50 $ ne soit versée à votre ennemi.
• Beeminder - connectez toutes vos applications préférées telles que GitHub, Gmail, Fitbit, RescueTime et bien d'autres pour rester responsable, avec une fonction optionnelle pour encourager financièrement vos progrès. Si vous pouvez le quantifier, vous pouvez le beeminder.

Conseils pour maintenir la productivité tout au long de l'année

La partie la plus difficile après avoir pris vos résolutions SMART en matière de productivité sera de maintenir l'élan tout au long de l'année. Le plan détaillé que vous avez créé vous aidera à rester sur la bonne voie, mais prendre soin de vous et être attentif à vos besoins sera le principal moteur des augmentations de productivité tout au long de l'année.

• Réserver du temps chaque jour pour travailler de manière concentrée et sans distraction
• Faire des pauses pour se reposer et se ressourcer
• Maintenir un environnement de travail propre et organisé
• N'ayez pas peur de demander de l'aide lorsque vous en avez besoin

Conclusion

Atteindre les résolutions que vous avez prises en matière de productivité demande du temps et des efforts, mais c'est tout à fait possible en adoptant le bon état d'esprit et les bonnes stratégies. En vous fixant des objectifs précis et en élaborant un plan pour les atteindre, vous pouvez améliorer votre productivité et atteindre de nouveaux sommets dans votre carrière.

"Je veux moins de travail administratif cette année.

L'exemple de résolution de problèmes de productivité présenté au début de notre processus n'avait pas la profondeur nécessaire pour réussir. Nous ne savons pas quelles sont les mesures à prendre, ni quand cet objectif doit être atteint, ni comment il peut être mesuré.

"Je veux réduire mon travail administratif quotidien - gestion de ma boîte de réception, planification des réunions, transcription des réunions et suivi des documents - afin de pouvoir me concentrer sur les tâches génératrices de revenus que je suis la seule à pouvoir accomplir. J'y parviendrai en engageant un assistant virtuel d'ici le 31 janvier et en déléguant 50 % de mes tâches administratives qui peuvent être accomplies par quelqu'un d'autre."

En mettant en œuvre le processus en trois étapes que nous avons décrit - identifier les domaines d'amélioration, fixer des objectifs spécifiques et réalisables, et créer un plan mesurable et basé sur le temps - nous disposons maintenant d'une voie claire pour atteindre nos résolutions en matière de productivité.