Un guide pour gérer la charge de travail à distance quand on a une famille

En tant que parent, il peut être difficile de gérer sa vie professionnelle et sa vie privée. En particulier lorsque vous travaillez à distance. La gestion de la charge de travail est une forme d'art qui exige des efforts au départ, mais qui s'avère payante à long terme. Si vous ne mettez pas en place une structure pour gérer votre charge de travail à distance, vous serez vulnérable à l'épuisement professionnel, aux conflits relationnels et à des niveaux élevés de stress et d'anxiété.

J'ai une expérience directe du travail à distance en tant que parent célibataire et je fais de mon mieux pour mettre en place une structure saine de gestion de la charge de travail. Cela peut sembler décourageant au début, mais une fois cette structure mise en place, il est beaucoup plus facile de l'atteindre et de la maintenir.

Vous savez que vous devez être au mieux de votre forme pour votre famille, mais comment trouver cet équilibre ? Dans ce guide, je vais explorer les différentes façons de gérer votre charge de travail à distance afin que vous et ceux qui dépendent de vous vous sentiez soutenus et heureux.

Oublier la culpabilité

Soyons clairs : vous n'êtes pas une mauvaise personne. Vous n'avez pas à vous sentir coupable de passer du temps avec votre famille, ou d'être au travail, ou de ne passer assez de temps ni à l'un ni à l'autre. Vous n'avez pas non plus à vous épuiser à trouver un équilibre entre les deux.

Ce n'est pas parce que vous pouvez faire quelque chose qu'il faut le faire tout de suite. S'il y a quelque chose de plus important que la tâche à accomplir, comme préparer le dîner pour vos enfants, occupez-vous d'eux d'abord !

Il n'y a pas de travail excessif, mais il y a du surmenage. Il n'est pas nécessaire d'être constamment au travail sous prétexte que l'on est capable d'être productif en permanence.

Tâches de planification :

• Classer les tâches et les projets par ordre d'importance.
• Prévoyez du temps pour chaque tâche, en tenant compte de la complexité et du temps nécessaire.
• Fixez des délais et respectez-les.

Gestion de la charge de travail :

• Ne vous engagez pas trop.
• Demandez de l'aide à la communauté des assistants virtuels si vous en avez besoin.
• N'acceptez des clients ou de nouvelles tâches que si vous avez le temps et les ressources nécessaires.

Rédigez vos objectifs

Lorsque vous travaillez sur un projet, il est important de garder vos objectifs à l'esprit. Vous devez vous assurer que vous allez dans la bonne direction et que vous ne perdez pas de temps avec des choses qui ne sont pas nécessaires pour atteindre ces objectifs.

La mise par écrit de vos objectifs et des étapes à suivre pour les atteindre peut vous aider dans ce processus. Cela vous permettra de savoir exactement où vous devez aller, ce qui facilitera la tâche de toutes les personnes concernées qui sauront ce qu'il faut faire ensuite (et quand). L'autre avantage de la mise par écrit est qu'elle constitue un point de référence facile à utiliser pour que chacun sache ce qui doit être fait à tout moment, en particulier lorsque les clients ne sont pas toujours disponibles ou en mesure de communiquer directement avec vous tout au long de la journée.

Mettre par écrit vos objectifs et les étapes pour les atteindre est également un excellent moyen de rester concentré sur ce qui doit être fait. Lorsque vous travaillez avec d'autres personnes, comme vos clients ou d'autres assistants virtuels, il peut être utile de mettre tout le monde d'accord sur ce qui se passe et sur le moment où les choses doivent se produire.

En plus de vous fixer des objectifs, vous devez également documenter et suivre votre gestion de la charge de travail. Cela vous aidera à déterminer les points à améliorer ou les lacunes potentielles que vous n'avez pas détectées. Le suivi des tâches que vous effectuez est également très utile lorsque vous produisez des rapports pour vos clients afin de leur montrer ce sur quoi vous avez travaillé tout au long de la semaine.

Suivi des progrès :

• Notez les tâches que vous accomplissez chaque jour.
• Suivez vos progrès par rapport à vos buts et objectifs.
• Procéder aux ajustements nécessaires pour rester sur la bonne voie.

Documenter le travail :

• Documentez toutes les tâches et tous les projets que vous réalisez.
• Prenez des notes sur toutes les conversations ou réunions importantes.
• Suivre les changements ou les mises à jour des projets.

Donnez la priorité aux choses que vous aimez

Lorsque vous travaillez à distance, il est facile de se laisser absorber par l'agitation de votre travail. Vous pouvez avoir l'impression de ne jamais avoir terminé vos tâches et de vous sentir coupable lorsque vous prenez des congés. Cela peut conduire à l'épuisement et au stress, ce qui peut nuire à la fois à votre santé et à votre productivité au travail.

La gestion de la charge de travail ne se limite pas au travail. Il s'agit d'examiner vos priorités d'un point de vue holistique de votre vie dans son ensemble. Lorsque vous établissez l'ordre de priorité des tâches à accomplir un jour donné (ou une semaine), veillez non seulement à donner la priorité aux choses qui sont importantes pour votre entreprise ou votre carrière, mais aussi à celles qui vous rendent heureux ! Cela signifie que vous devez faire votre travail parce qu'il est suffisamment stimulant pour vous, tout en vous procurant du plaisir.

Si vous n'aimez pas ce que vous faites, il est temps de changer. Il existe de nombreuses façons de rendre votre carrière à distance encore plus agréable et gratifiante. Par exemple, s'il y a des tâches que vous êtes capable d'accomplir et que vous aimez faire, n'ayez pas peur de faire des suggestions à vos clients. Ils apprécient que vous soyez proactif et cela vous permet de faire un travail plus agréable. Virtual Gurus encourage sa communauté d'assistants virtuels à s'efforcer continuellement de faire un travail qui leur apporte de la joie.

En plus de vos priorités professionnelles, vous devez tenir compte de vos priorités familiales et des choses que vous aimez faire avec eux. S'il est important pour vous que votre famille s'assoie et dîne ensemble tous les soirs, faites-en une priorité dans votre emploi du temps.

Établir un calendrier et s'y tenir

La création d'un emploi du temps est la première étape de la gestion de la charge de travail à distance. Il est important d'avoir un calendrier parce qu'il vous aide à garder une trace de toutes les choses qui doivent être faites et vous permet de mieux contrôler votre vie.

Lors de l'élaboration d'un calendrier, réfléchissez à ce que vous devez faire chaque jour, chaque semaine et chaque mois. Décidez ensuite du temps que chaque activité doit prendre et inscrivez-la dans votre calendrier en conséquence. Une fois cette étape franchie, essayez de ne pas déplacer les activités ou de ne pas les modifier une fois qu'elles sont programmées - cela facilitera grandement la tâche de toutes les personnes concernées !

Veillez à ce que l'emploi du temps de votre famille (y compris le vôtre) prévoie suffisamment de temps pour les activités familiales, telles que les sorties ou les jeux en commun. Cela peut paraître idiot, mais les moments passés en famille sont importants et en les intégrant à votre emploi du temps, vous leur accordez autant d'importance qu'à vos priorités professionnelles.

Il est également important de veiller à ce que tout le monde dorme suffisamment. C'est particulièrement vrai lorsque vous travaillez à domicile et que vous devez vous lever avant le lever du soleil afin de terminer vos tâches à temps. Si vous vous sentez fatigué, essayez de faire une sieste pendant la journée ou de vous détendre un peu afin d'être prêt à tout ! Essayez de réserver du temps chaque soir après le dîner pour que chacun puisse parler de sa journée et de ce qu'il en a tiré.

Programmation de réunions :

• Utilisez un outil de planification numérique pour organiser des réunions avec des clients, des collègues, etc. Cela permet d'éviter les erreurs de fuseau horaire et facilite la reprogrammation en cas de besoin.
• Veillez à tenir compte de la disponibilité de l'autre personne lors de la programmation.
• Tenez compte de tout conflit potentiel et adaptez-vous en conséquence.

Communication :

• Réservez du temps pour vérifier et répondre aux courriels, aux appels téléphoniques, etc.
• Organiser des réunions régulières avec les clients, les collègues et les autres parties prenantes.
• Utiliser la vidéoconférence et d'autres outils de communication numérique pour rationaliser la communication.

Fixer des limites à votre temps de travail

Vous devez fixer des limites à votre temps de travail. Le meilleur moyen d'y parvenir est de créer un emploi du temps et de s'y tenir autant que possible. Par exemple, si vous travaillez avec plusieurs clients, réservez les mêmes heures chaque semaine pour le travail de chaque client. S'il y a des événements qui nécessitent des heures supplémentaires ou de la flexibilité pour que vous puissiez les mener à bien (comme un enfant malade), veillez à les ajouter à votre emploi du temps afin que chacun sache ce que l'on attend de lui à tout moment.

L'étape suivante consiste à créer un espace : trouvez un endroit calme où il n'y a pas de distractions (et de préférence loin de vos enfants). Il peut s'agir d'une autre pièce de la maison ou même d'une véranda où vous pouvez écouter de la musique avec des écouteurs pendant que vos enfants font la sieste.

Enfin, veillez à prendre soin de vous. Cela signifie que vous mangez bien, que vous dormez suffisamment, que vous faites de l'exercice (idéalement au moins 30 minutes) et que vous prenez le temps de vous amuser, par exemple en lisant ou en écoutant de la musique. Si vous vous sentez épuisé par votre travail quotidien, il est temps de faire une pause !

Heures de travail :

• Fixez un certain nombre d'heures dans la journée pendant lesquelles vous serez disponible pour travailler.
• Veillez à tenir compte de vos autres obligations et engagements (temps passé en famille, tâches quotidiennes, etc.).
• Prévoyez des pauses régulières tout au long de la journée et respectez-les.

Maintenir des habitudes saines sur le lieu de travail et à la maison

Pour les parents qui travaillent à distance, il est essentiel de conserver des habitudes saines afin de maintenir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Il est facile de tomber dans le piège du surmenage et de négliger ses propres soins lorsqu'on travaille à domicile. Il est essentiel de dormir suffisamment, de manger des repas sains et de faire de l'exercice régulièrement pour préserver son bien-être général. Il est également essentiel de faire des pauses au travail et de passer du temps avec des membres de la famille ou des amis en dehors du bureau. En donnant la priorité à l'autonomie, les parents qui travaillent à distance peuvent éviter l'épuisement professionnel et maintenir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Des habitudes saines :

• Dormir suffisamment.
• Mangez des repas sains.
• Faire de l'exercice régulièrement, en pratiquant au moins 30 minutes d'activité d'intensité modérée (comme la marche rapide) chaque jour.
• Faites des pauses au travail et passez du temps avec des membres de votre famille ou des amis en dehors du bureau lorsque c'est possible, en particulier pendant les week-ends !
• Veillez à ne pas trop travailler - une bonne règle consiste à prendre chaque année des vacances pendant lesquelles vous ne vérifiez pas vos courriels et ne répondez pas aux appels lorsque vous n'êtes pas devant votre ordinateur.

Pauses personnelles :

• Prévoyez des pauses régulières, comme le déjeuner, tout au long de la journée.
• Faites des pauses supplémentaires si nécessaire pour vous reposer et vous ressourcer.
• Réservez du temps pour l'activité physique et les loisirs.

Vous pouvez réussir à travailler à distance tout en étant un excellent parent.

Le travail à distance peut être un excellent moyen de concilier votre carrière et votre famille. Si vous êtes prêt à mettre en place une structure et une routine, il est possible de maintenir une bonne gestion de la charge de travail tout en étant un parent formidable !

Pour parvenir à cet équilibre, nous devons comprendre ce que cela signifie pour nos familles lorsque nous décidons que l'éloignement nous convient. Tout d'abord, il est important de donner la priorité à notre famille sur notre travail, car elle est la partie la plus précieuse de notre vie. S'il y a quoi que ce soit à faire à la maison ou avec les enfants, il devient nécessaire pour nous, parents (et conjoints), non seulement de faire ces choses, mais aussi de s'assurer qu'elles sont suffisamment bien faites pour que chacun se sente à l'aise pour se concentrer sur ses propres tâches.

Et puisque nous parlons de bien faire les choses, il est également important de noter que nous devons être capables de donner la priorité à notre famille sur notre travail, parce qu'elle le mérite. Nos enfants ne sont pas seulement des petits êtres qui ont besoin de divertissement ou de quelqu'un pour les surveiller. Ce sont des personnes qui méritent l'amour et le respect comme tout le monde - et cela inclut d'être écouté lorsqu'ils parlent de leurs sentiments ou de voir leurs besoins satisfaits afin qu'ils ne se sentent pas négligés ou ignorés par ceux qui les entourent.

Prendre soin de soi :

• Prévoyez du temps pour vous chaque jour.
• Veillez à vous hydrater et à prendre des repas réguliers et sains.
• Trouver des moyens de rester connecté et engagé dans le monde.
• Soyez attentif à ce que vous ressentez tout au long de la journée.

Le temps de la famille :

• Prévoyez des moments réguliers avec votre famille et vos amis.
• Prendre des vacances et des jours de congé lorsque c'est nécessaire.
• Veillez à équilibrer vos engagements professionnels et familiaux.

Dernières réflexions

Cela va sans dire, mais je le dis quand même : le travail à distance est un excellent moyen de concilier vie personnelle et vie professionnelle. Ce n'est pas facile, mais c'est possible ! Il vous suffit d'utiliser votre temps de manière intelligente et de créer des systèmes qui vous conviennent en tant qu'individu. Si vous pensez que cet article n'a pas répondu à toutes vos préoccupations ou questions sur le fait d'être un parent qui travaille à domicile, n'hésitez pas à nous contacter. Nous serions ravis d'entendre d'autres personnes qui ont vécu des expériences similaires afin de pouvoir les partager avec d'autres.