Les services de conseil répondent à l'évolution des besoins des entreprises grâce à une flexibilité totale en matière de personnel.

Profil du client

IDEO est une société de conseil en conception de premier plan, qui compte plus de 700 employés dans le monde entier. Elle crée un impact positif grâce à la conception en adoptant une approche centrée sur l'homme pour aider les organisations des secteurs public et privé à innover, à se développer et à commercialiser de nouvelles idées. Parmi les projets et produits antérieurs d'IDEO, on peut citer la première souris d'Apple, le camping-car de rêve de Barbie et la veste de camionneur de Levi's.

La présence de gourous virtuels a été bénéfique à la fois pour l'équipe interne et pour l'encadrement. L'équipe interne apprécie l'aide supplémentaire apportée à la gestion des calendriers, à la programmation et au nettoyage des boîtes de réception. Depuis, l'équipe a été en mesure d'assumer des rôles de leadership plus productifs, ce qui a contribué à rationaliser les opérations de manière considérable.

 

Margo C.
Coordinatrice de studio, IDEO

L'opportunité

En pleine transition vers un modèle de travail à distance plus complet, IDEO a également subi une restructuration majeure, créant des communautés virtuelles de discipline pour relier les membres de l'équipe à partir de bureaux situés dans différentes villes. Elle a identifié un besoin de soutien administratif supplémentaire pour aider à coordonner ces communautés afin que les dirigeants d'IDEO puissent se concentrer sur leurs principaux domaines d'expertise.

Les objectifs

• Fournir aux dirigeants de l'IDEO des assistants administratifs fractionnés pour soutenir une organisation qui évolue rapidement.
• Créer davantage d'opportunités de leadership pour les membres de l'équipe de l'IDEO en réduisant leur charge de travail administratif.

La solution

L'équipe de gourous virtuels a mis à la disposition de l'IDEO une équipe d'assistants exécutifs virtuels ("gourous"), chaque gourou apportant son soutien à trois ou quatre dirigeants. Un assistant principal sert de point de contact principal pour l'IDEO afin de contrôler la prestation de services et d'identifier si des changements ou un soutien supplémentaire sont nécessaires.

Compte tenu du succès de cet arrangement, les dirigeants d'IDEO ont rapidement commencé à demander de l'aide pour des projets spéciaux supplémentaires, en plus de leurs besoins permanents en matière d'EA virtuel. Virtual Gurus a rapidement fourni des gourous supplémentaires possédant les compétences nécessaires pour chaque projet, pour la durée requise. Des assistants supplémentaires sont régulièrement ajoutés à l'équipe, et huit gourous soutiennent actuellement différents dirigeants d'IDEO.

Les dirigeants et leurs équipes peuvent soumettre des demandes de tâches supplémentaires par l'intermédiaire d'un canal Slack, et les gourous les récupèrent pour les mener à bien. Les dirigeants et les membres de l'équipe technique disposent ainsi d'un forum pour déléguer efficacement les tâches, afin de pouvoir se concentrer sur des initiatives plus stratégiques.‍

L'impact

L'équipe d'IDEO est maintenant bien positionnée pour fonctionner au maximum de ses capacités, même au milieu de dynamiques internes et externes changeantes. Le modèle d'abonnement flexible de Virtual Gurus leur a permis de répondre aux demandes changeantes de l'entreprise avec une flexibilité totale en matière de personnel et une structure de coûts favorable par rapport à l'embauche interne. Il libère également des capacités pour les membres de l'équipe d'IDEO, qui peuvent ainsi assumer des rôles de leadership plus importants.

La structure des coûts du modèle de soutien des gourous virtuels est incroyablement favorable à l'IDEO par rapport à une dotation en personnel interne à temps plein. Les gourous virtuels ont soutenu jusqu'à 29 responsables, pour un coût équivalent au salaire de deux administrateurs internes ETP qui n'auraient soutenu que six responsables.

Ayant dû faire face à plusieurs séries de réductions d'effectifs, l'IDEO peut combler de nombreux manques de ressources en faisant appel à des assistants "gourous virtuels". Cela permet de favoriser une croissance durable tout en soutenant une structure organisationnelle plus légère.

L'équipe de gourous d'IDEO a été d'une aide encore plus précieuse que prévu :

• Les gourous virtuels assurent un niveau de continuité en cas d'attrition au sein de l'équipe IDEO.
• Les gourous ont pris en charge une plus grande variété de tâches au-delà des besoins initiaux de l'EA, y compris la saisie de données, la comptabilité et plus encore.
• L'AV principale est en mesure de prendre en charge l'intégration et la formation des nouveaux assistants.
• Libérés des charges administratives, les dirigeants d'IDEO se sentent plus proches de leurs collègues, saisissent davantage d'opportunités de leadership et ont amélioré leur profil en tant que partenaires de réflexion stratégique.