Comment organiser des réunions virtuelles très efficaces avec des équipes nouvellement éloignées ?

La crise mondiale de la santé a propulsé de nombreuses organisations et équipes dans le monde du travail à distance. Ce nouveau territoire peut s'accompagner de nombreux défis, surtout si vous et vos collègues n'avez jamais eu l'occasion de travailler à distance auparavant. L'un de ces défis consiste à être capable de mener une réunion dans un environnement virtuel, avec la même efficacité que dans votre environnement de travail habituel. Apprenez à mener des réunions virtuelles très efficaces avec de nouvelles équipes à distance grâce à une équipe de travailleurs virtuels qui le font tous les jours.

Planifiez correctement votre réunion

Commencez votre réunion virtuelle du bon pied et assurez-vous que la réunion est programmée correctement et avec un préavis suffisant pour les participants. Envoyez les invitations au calendrier de votre réunion bien à l'avance - le plus tôt sera le mieux - afin que tout le monde puisse se préparer en conséquence. Assurez-vous que les participants à la réunion sont familiarisés avec la plateforme que vous utilisez pour la réunion (qu'il s'agisse de Zoom, Skype, Google Hangouts, Video Messenger ou d'une autre plateforme) et qu'ils peuvent accéder au service à partir de leur appareil. Envoyez les liens, codes et mots de passe nécessaires pour accéder à votre réunion au moins 24 heures avant la réunion, afin que les participants ne soient pas obligés de les chercher juste avant l'heure prévue de la réunion.

Préparez votre espace

Veillez à ce que l'espace dans lequel vous organisez votre réunion soit aussi "convivial" que possible (quoi que cela signifie pour vous, et compte tenu des limitations auxquelles nous sommes confrontés pendant la quarantaine). Essayez de trouver un espace dans votre maison avec un minimum de distractions. L'idéal est d'avoir un arrière-plan propre et simple derrière vous. Vous voulez que vos collègues vous regardent, et non l'arrière-plan. Si vous devez organiser régulièrement des réunions, transformez un endroit de votre maison en espace de réunion. Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps pour l'installation et le démontage après chaque réunion. Veillez à ce que vos enfants et vos colocataires soient informés de l'heure à laquelle se déroule votre réunion, afin de réduire au minimum les bruits de fond et d'éviter les intrusions inattendues.

L'image de marque

Même si beaucoup d'entre nous travaillent depuis leur domicile dans leurs vêtements les plus confortables, une réunion virtuelle n'est pas le moment de montrer son pyjama le plus douillet. Vous devez vous présenter de manière professionnelle si vous voulez que vos collègues vous prennent au sérieux. Même si vous pensez qu'ils ne peuvent pas voir ce que vous portez à la taille, on ne sait jamais ce qui peut arriver. Un enfant en bas âge peut franchir la porte et tout le monde vous voit soudain courir après votre enfant en pantalon de survêtement, alors que vous portez une chemise. Il s'agit toujours d'un environnement de travail, même si cela ne semble pas être le cas. En montrant aux autres que vous maintenez ce niveau de professionnalisme, vous donnerez le ton de la réunion et montrerez l'exemple aux autres.

Testez votre technologie

Il n'y a rien de plus frustrant qu'un problème technique lors d'une vidéoconférence. Cela fait attendre les autres et fait perdre du temps à tout le monde. Avant la réunion, assurez-vous que vous et vos collègues avez tous testé votre Internet (une réinitialisation rapide du routeur peut augmenter la vitesse), que les microphones et les caméras ont été testés par la plateforme que vous utilisez et que l'éclairage est clair et lumineux (faire face à une fenêtre ou acheter une petite lampe à pince pour ordinateur portable est utile si vous êtes dans un environnement plus sombre).

Créer un agenda bien organisé

Il est impératif de disposer d'un ordre du jour clair et bien organisé si l'on veut que la réunion se déroule de manière harmonieuse et efficace. Distribuez cet ordre du jour avant la réunion afin que les participants puissent prendre connaissance de ce qui sera discuté et préparer des questions ou des documents si nécessaire. Limitez chaque réunion à quelques grands sujets, avec des sous-thèmes plus petits, afin que personne ne se sente dépassé à la fin de la réunion. Veillez à ce que les sujets soient pertinents pour toutes les personnes participant à la réunion. Le fait d'avoir un flux logique d'un sujet à l'autre permet de maintenir l'engagement des participants et de faire en sorte qu'ils soient tous sur la même longueur d'onde tout au long de la réunion.

La réunion doit être pertinente, concise et limitée dans le temps.

Le temps de chacun est précieux et il ne fait aucun doute que les effets de la quarantaine provoquent chez de nombreuses personnes un sentiment d'épuisement professionnel. épuisement professionnel en ce moment même. Vous devez veiller à ce que vos réunions soient pertinentes pour les personnes concernées, à ce qu'elles soient concises et à ce que les sujets abordés respectent des délais raisonnables. Personne ne souhaite participer à une réunion qui ne le concerne pas ou à des discussions qui tournent en rond, sans finalité. Soyez attentif au temps de chacun et fixez des limites de temps raisonnables pour chaque sujet. Passez à un autre sujet si vous estimez que tout le monde a compris ce qui a été communiqué ou si vous avez l'impression que la discussion a duré trop longtemps. La présence d'un animateur de réunion peut aider à contrôler le temps, à annoncer le moment de passer à un autre sujet et à gérer les participants à la réunion et leurs questions dans la boîte de dialogue.

Conclure par des orientations claires et des actions à entreprendre

Sortir d'une réunion avec le sentiment d'être dépassé ou de ne pas savoir clairement ce qui vous est demandé et comment agir, sont les signes d'une réunion inefficace. Vous voulez vous assurer que la fin de votre réunion est concluante. Vos collègues doivent comprendre clairement comment la réunion s'est appliquée à leur rôle et quelles sont les actions à entreprendre. Si une ou deux personnes ne comprennent pas bien ce qui s'est passé, restez en ligne avec ces personnes après le départ de tous les autres participants pour répondre à leurs questions.

Organiser des réunions virtuelles très efficaces avec des équipes nouvellement éloignées peut s'avérer très difficile pour les équipes qui se préparent à travailler dans un environnement virtuel. Chez Virtual Gurus, nous sommes des experts en réunions virtuelles et nous organisons toutes nos réunions par vidéoconférence. Suivez nos conseils pour tirer le meilleur parti de votre temps de réunion avec vos collègues et pour créer des réunions virtuelles efficaces du début à la fin.

‍