Les 3 principales raisons de confier la planification d'événements à une assistante virtuelle

Ne stressez plus pour votre prochain événement ! Les événements sont importants, mais ils demandent beaucoup de travail, ce qui peut être un gros problème si vous avez une petite équipe. L'externalisation de la planification d'événements présente de nombreux avantages. Mais plutôt que de payer un gestionnaire d'événements à temps plein, envisagez d'embaucher un assistant virtuel à temps partiel pour une fraction du coût.

Pourquoi confier la planification d'événements à une assistante virtuelle ?

1. Économiser de l'argent.

De nombreuses personnes pensent que la planification d'événements doit être effectuée en interne parce qu'elles n'ont pas le budget nécessaire pour engager une société externe ou une personne à temps plein. Avec les assistants virtuels, vous bénéficiez de professionnels expérimentés qui savent comment planifier des événements, sans se ruiner.

‍2. Gagner du temps et de l'énergie.

Si vous êtes très occupé à gérer votre entreprise, il peut être difficile de trouver le temps de jongler avec les exigences de l'organisation d'événements et d'autres tâches administratives. En confiant l'organisation et la logistique de l'événement à une assistante personnelle, vous pourrez vous consacrer à des activités plus stratégiques.

‍3. Obtenez une aide expérimentée pour les détails.

L'organisation d'un événement est une affaire de détails, qu'il s'agisse du lieu, des décorations, de la nourriture ou de la disposition des sièges pour les invités. Essayer de gérer tout cela par soi-même peut être accablant. Une AV peut vous aider à prendre en charge une grande partie de ces détails afin que vous n'ayez pas à vous en préoccuper.

Les aspects de l'organisation d'un événement qu'un assistant virtuel peut prendre en charge

‍Recherche

La recherche est souvent une tâche fastidieuse qui prend du temps. Qu'il s'agisse de comparer les options de lieux, de trouver des conférenciers ou des données sectorielles à ajouter à la présentation de votre événement, un assistant virtuel de planification d'événements peut parcourir diverses sources pour obtenir les informations dont vous avez besoin. Et comme les assistants virtuels sont souvent des chercheurs expérimentés, ils peuvent être en mesure de trouver des sources auxquelles vous n'avez pas facilement accès.

‍Sourcing desfournisseurs

Avec l'aide d'un AV, vous pouvez obtenir des devis de différents fournisseurs sans devoir passer des heures au téléphone ou les envoyer par courrier électronique un par un. Votre AV peut faire tout le travail et résumer tous les devis dont vous avez besoin en un rien de temps.

Vous avez besoin d'un vendeur pour les cadeaux d'invités ? D'un traiteur capable de répondre à diverses restrictions alimentaires ? D'un imprimeur pour créer la signalétique de votre événement ? VA peut vous trouver la meilleure offre !

‍Gestion budgétaire

Si vous avez plusieurs événements à planifier, à organiser et à exécuter, il peut être difficile de rester au courant de ce qui a été fait, de ce qui reste à faire et de ce que tout cela coûte. Il est facile de se laisser submerger par les feuilles de calcul, les chaînes de courrier électronique, les documents et les factures.

Les AV de planification d'événements utiliseront un certain nombre de stratégies pour faire en sorte que la budgétisation de vos événements professionnels soit une tâche sans stress :

- Planifiez vos dépenses en dressant une liste de tous les articles dont vous pourriez avoir besoin.

- À l'aide d'applications telles que les feuilles Google, suivez tous les coûts au fur et à mesure qu'ils sont encourus afin de vous assurer que vous restez dans les limites de votre budget.

-Trouver des moyens d'économiser de l'argent, par exemple en réservant des billets à l'avance, en négociant des remises globales ou en obtenant plusieurs devis pour trouver la meilleure offre.

Gestion des participants

Afin de finaliser le traiteur, le lieu et d'autres détails, vous devez connaître le nombre d'invités qui participeront à votre événement. Une AV peut vous aider à suivre les RSVPS, à relancer ceux qui n'ont pas encore répondu et à confirmer les chiffres avec vos fournisseurs.

‍Travelarrangements

Si votre équipe ou vos invités voyagent pour votre événement, un AV peut vous aider à réserver des logements, à organiser des vols et à mettre en place des transports aéroportuaires. Il peut s'assurer que tout le monde arrive à l'heure là où il doit être.

‍Design

Confiez à votre assistant personnel la conception de vos dépliants, de vos documents ou de toute autre documentation. Qu'il s'agisse de cartes postales à distribuer lors d'un salon professionnel ou d'invitations pour un événement client, un assistant personnel expérimenté en graphisme peut créer des designs attrayants pour une fraction du coût d'un graphiste à temps plein ou d'une agence de publicité.

‍Promotion

Un assistant virtuel peut vous aider à tirer parti de plateformes de gestion d'événements comme Eventbrite, y compris pour la mise en place des détails de l'événement, la vente de billets et la diffusion de messages promotionnels.

Un assistant virtuel en médias sociaux peut vous aider à promouvoir vos événements sur toutes vos plateformes de médias sociaux. Il peut créer des graphiques et du contenu, programmer des posts, analyser les performances de chaque post et générer des rapports sur ce qui fonctionne le mieux pour vous.

Et bien sûr, vous voudrez tirer parti de vos listes d'adresses électroniques pour inviter vos contacts. Une assistante personnelle peut également vous aider dans ce domaine, notamment en rédigeant le texte des courriels et en concevant et en envoyant des courriels à l'aide de MailChimp ou d'autres plates-formes d'automatisation des courriels.

L'organisation d'événements dans le monde numérique

Les assistants virtuels sont des pros de l'organisation d'événements en ligne. Ils peuvent vous aider à utiliser des outils de gestion d'événements en ligne et des plateformes telles que les webinaires Zoom. Ils peuvent mettre en place les invitations et les liens pour l'événement, et aider à coordonner les présentateurs, en s'assurant qu'ils savent tous comment se connecter et présenter le jour de l'événement.

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À retenir: Un assistant virtuel peut prendre en charge une grande partie de ce qui rend l'organisation d'un événement stressante, chronophage et difficile pour vous. Réservez une consultation avec notre équipe Solutions pour identifier vos besoins uniques et découvrir comment nous pouvons vous aider à vous développer.