Comment préparer votre entreprise à l'embauche d'un assistant virtuel ?

2021 est l'année idéale pour développer votre entreprise. L'un des moyens de développer votre entreprise est d'embaucher un assistant virtuel. Bien que les assistants virtuels puissent vous aider à gérer votre temps, vous devez consacrer un peu de temps à les intégrer et à les préparer (ainsi que vous-même) à la réussite.  

Voici quatre questions à se poser avant de faire appel à un assistant virtuel :

1. Qu'est-ce que je veux externaliser ?

En tant qu'entrepreneur, startup ou petite entreprise, il se peut que vous ayez de nombreuses tâches à accomplir, mais que votre temps et vos ressources limités ne vous permettent pas de le faire vous-même ou d'embaucher du personnel à temps plein. C'est là que l'embauche d'un assistant virtuel entre en jeu ! Savoir quelles tâches confier à votre assistant virtuel peut faire une grande différence dans votre réussite. Cela peut sembler difficile à première vue, mais en consultation avec votre équipe, vous pouvez décider si vous voulez un expert dans quelques domaines clés ou si vous voulez un touche-à-tout. En décidant très tôt de ce que vous voulez externaliser, vous garderez votre assistant engagé et vous obtiendrez d'excellents résultats. Voici quelques domaines clés à prendre en considération :

- Tâches personnelles et administratives

- Marketing et médias sociaux

- Conception, développement et maintenance de sites web

- Service à la clientèle

- Création de contenu

- Recherche sur vos concurrents, vendeurs et consommateurs

- Vente et prospection

- Projet(s) ponctuel(s)

2. Quelles sont mes attentes ?

Un bon assistant virtuel doit être en mesure de répondre à vos besoins en temps voulu, comme vous le souhaitez. Après avoir déterminé les tâches que vous souhaitez externaliser, assurez-vous que les domaines prioritaires sont clairs. Déterminez les tâches urgentes afin de pouvoir partager la vue d'ensemble de votre entreprise ainsi que le niveau d'urgence et les délais des différentes tâches. Si vous avez besoin d'un délai d'exécution rapide pour certaines tâches, ou si vous avez des périodes de pointe pendant lesquelles vous attendez de votre assistant à distance qu'il réponde à des appels téléphoniques ou à des courriels dans un délai très court, faites-le savoir. Déterminez les tâches qui seront assignées quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement, la manière dont ces tâches doivent être effectuées et la fréquence des rapports. Fixez des délais pour fournir un retour d'information afin que les projets/tâches puissent être achevés en temps voulu.

3. Quelles sont les méthodes de communication qui me conviennent le mieux ?

Maintenant que vous avez organisé toutes les tâches que vous souhaitez entreprendre, créez une ligne de communication claire afin de bénéficier d'un partenariat plus harmonieux avec votre assistant virtuel. Votre assistant virtuel disposera de nombreux outils pour communiquer avec vous, mais tous ne vous conviendront pas forcément. Décidez de la forme de communication que vous préférez, ainsi que de vos horaires de travail, de votre disponibilité pour répondre aux courriels, assister à des réunions ou prendre des appels téléphoniques. Y a-t-il d'autres personnes dans votre équipe qui devraient être incluses dans toutes les communications ou dans certaines d'entre elles ? Déterminez qui sont ces personnes et informez-les afin qu'elles ne soient pas prises au dépourvu par un courriel de votre assistant virtuel.

4. À quelles ressources l'assistant virtuel devra-t-il avoir accès ?

Vous disposez peut-être déjà d'outils et de ressources que l'assistant virtuel devra utiliser. Créez une liste de ces ressources avec les informations de connexion correspondantes, si nécessaire, et désignez une personne de contact si l'assistant virtuel a besoin d'aide pour démarrer avec l'un de ces outils. En plus des différents outils et ressources, vous devrez peut-être également fournir des procédures opérationnelles standard pour leur utilisation. Ces instructions permettront d'éviter les fréquents courriels demandant des éclaircissements. Si vous savez ce que vous voulez faire mais que vous ne disposez pas des outils nécessaires, ne vous inquiétez pas : votre assistant virtuel pourra vous faire des recommandations.    

Comme pour toute nouvelle embauche, le travail préparatoire est inévitable. Mais si vous vous acquittez de cette tâche, vous aurez toutes les chances de réussir à travailler avec un assistant virtuel. Une fois que vous aurez défini les tâches, les attentes, les processus de communication et les besoins en ressources, vous serez sur la bonne voie pour connaître la croissance que vous souhaitez pour votre entreprise.

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