Comment organiser votre prochain événement virtuel comme un chef ?

Les événements virtuels ont toujours été un moyen pratique de rassembler les gens.

Aujourd'hui plus que jamais, vous n'avez plus à vous soucier de la coordination des lieux, des déplacements et des autres coûts associés. Toutefois, il est plus facile à dire qu'à faire de passer d'un événement en face à face, qui offre de nombreuses possibilités de réseautage et d'engagement, à un espace numérique. Les événements en ligne requièrent encore plus de créativité pour maintenir l'engagement des participants et avoir un impact durable.

Voici six points à garder à l'esprit lors de l'organisation de votre prochain événement virtuel :

Créer un site web pour l'événement

Pour attirer l'attention de votre public, un site web attrayant donnera le coup d'envoi à la promotion de votre événement et incitera vos participants potentiels à s'inscrire. C'est la clé pour attirer l'attention de votre public et lui fournir les informations dont il a besoin pour participer à votre événement. Veillez à communiquer l'objectif de l'événement, la date et l'heure, l'ordre du jour et la liste des intervenants. Qu'il s'agisse d'un événement de réseautage ou d'un événement éducatif, vous devez vous assurer de consacrer du temps à attirer des participants potentiels.

Faciliter au maximum l'enregistrement

L'utilisation d'une plateforme d'inscription à un événement tout-en-un comme Eventbrite ou Showpass est un moyen essentiel de suivre la participation à l'événement et de collecter des informations importantes sur vos invités. Pensez à inclure des champs facultatifs, car les formulaires d'inscription trop longs peuvent être source de frustration, les participants quittant la page avant d'avoir rempli le formulaire. Veillez à. Veillez également à optimiser votre page d'inscription pour les appareils mobiles et à trouver une plateforme qui envoie automatiquement une invitation au calendrier une fois l'inscription terminée.

Communiquer à l'avance les modalités de participation à l'événement

Informez vos invités à l'avance s'ils doivent télécharger une application pour participer à l'événement et fournissez-leur un mot de passe dans l'e-mail de confirmation ou l'invitation au calendrier, le cas échéant. Encouragez-les à compléter leur profil en ligne à l'avance afin qu'ils puissent utiliser au mieux leur temps pour entrer en contact avec d'autres personnes pendant l'événement lui-même.

Impliquer les participants

Si votre public est nombreux et qu'il n'est pas censé contribuer à l'événement, envisagez d'utiliser un webcasting unidirectionnel. En revanche, si votre événement prévoit une communication bidirectionnelle, envisagez d'utiliser des fonctions de questions et réponses, des sondages et/ou enquêtes en temps réel et des forums de discussion en ligne. Prévoyez du temps pour les réactions et les discussions après chaque session afin que vos participants puissent également s'engager avec les orateurs.

Sortir des sentiers battus

Si vous avez l'habitude de faire appel à un traiteur pour votre événement et que votre budget le permet, envisagez de livrer de la nourriture à chaque invité. Pour plus d'impact, vous pouvez également distribuer des articles de marque tels que des chapeaux, des stylos ou des autocollants. Encouragez vos participants à prendre un selfie et à le poster en utilisant le hashtag de l'événement. Pendant la pause, maintenez l'attention de vos invités avec des jeux virtuels et des divertissements en direct. Même s'il s'agit d'un divertissement virtuel, vous pouvez réserver un musicien, un comédien ou un DJ.

Regarder l'heure

L'un des moyens de lutter contre la fatigue de l'écran est de limiter la durée de l'événement à 90 minutes. Soyez attentif au temps dont disposent vos participants. Il est préférable de terminer sur une bonne note et de laisser vos invités impatients de participer à votre prochain événement virtuel.