Comment une assistante médicale virtuelle peut aider votre clinique à prospérer

Depuis le début de la pandémie de COVID-19, les normes traditionnelles sur la manière de fournir des services au public en toute sécurité ont été remises en question. Les cabinets médicaux n'échappent pas à cette tendance, de nombreux praticiens de santé offrant désormais des options de soins virtuels à leurs patients.

De nombreuses cliniques ont également réduit le nombre d'employés physiquement présents dans le bureau. Mais est-il possible pour une clinique de fonctionner sans heurts si une partie ou la totalité du personnel administratif travaille à distance ? La réponse est oui !

Ruth Holland Richardson est assistante administrative médicale depuis plus de 30 ans et a acquis de l'expérience dans plusieurs cabinets dans différents pays. Elle explique comment une assistante virtuelle ayant une formation d'assistante administrative médicale peut contribuer à améliorer l'efficacité de la clinique tout en offrant des soins exceptionnels aux patients.

Augmenter la productivité sur une base virtuelle

Selon Ruth, l'assistant virtuel peut être très utile à un cabinet médical de trois façons :

1. Triage des patients afin de leur réserver un rendez-vous approprié avec les médecins et les cliniciens.
2. Traiter efficacement les documents nécessaires aux tests de diagnostic.
3. Veiller à ce que la clinique soit réservée de manière à optimiser le temps de l'équipe clinique.

L'établissement d'une relation positive avec les patients et leurs familles fait également partie de la dynamique. Cela peut sembler difficile à gérer virtuellement, mais Ruth explique que la plupart de ses communications avec les autres membres de l'équipe de la clinique n'ont pas du tout changé depuis qu'elle travaille en tant qu'assistante médicale virtuelle.

"Dans un cabinet médical, les relations avec les différents services se font par courrier électronique, par téléphone et par télécopie, ce qui n'est pas différent en tant qu'assistant virtuel.

‍L'ABC de la terminologie médicale

De nombreuses régions étant confrontées à une pénurie de main-d'œuvre, certaines cliniques pourraient être tentées d'embaucher un assistant local sans formation médicale officielle, dans l'espoir de le former sur le tas. Cela peut toutefois poser des problèmes. Ruth explique qu'il n'est pas facile d'intégrer un cabinet médical sans expérience préalable. 

"Les assistants de bureau médical sont en fait assez spécialisés. Une bonne connaissance de la terminologie médicale et de la médecine de laboratoire est extrêmement importante. Ces compétences sont essentielles pour hiérarchiser les rendez-vous et savoir quand contacter le médecin en cas d'urgence. En outre, les assistants médicaux s'occupent généralement de la facturation des soins de santé, ce qui nécessite de connaître les termes médicaux appropriés pour trouver les codes de facturation adéquats", explique Ruth.  

Elle poursuit en donnant des exemples de cas où sa formation s'est avérée utile : "Il m'est arrivé à plusieurs reprises d'appeler le médecin sur son portable pour l'informer d'une situation urgente, plutôt que de lui envoyer un courrier électronique ou d'utiliser le système de messagerie. Sans mon expérience dans le domaine de la santé, je n'aurais pas eu les connaissances nécessaires pour faire face à ce genre de situation".

Compte tenu de ce qui précède, il est clair qu'il y a de nombreux avantages à engager un assistant virtuel ayant une formation médicale plutôt qu'un assistant en chair et en os n'ayant pas d'expérience en tant qu'assistant médical. 

La gentillesse et l'empathie sont essentielles

S'il est une chose qui sépare les assistants administratifs médicaux des autres professionnels du service à la clientèle, c'est bien la nécessité d'établir des relations plus profondes avec les patients. Une personne peut avoir le souci du détail et être très organisée, mais sans cette capacité à entrer en contact avec d'autres personnes, il est plus que probable qu'elle aura du mal à s'en sortir.

D'après l'expérience de Ruth, il existe une nette différence entre le type de service à la clientèle (ou de service aux patients) fourni en médecine et dans d'autres domaines : "Je dirais que la principale différence réside dans la nécessité de faire preuve de bienveillance et d'empathie à l'égard des patients.

Les médecins et les clients travaillant dans le domaine médical ne recherchent pas seulement des assistants productifs et capables de faire gagner du temps, mais aussi des êtres humains honnêtes. "L'empathie, la gentillesse, l'efficacité, la capacité à travailler avec toutes sortes de personnes et les connaissances médicales sont essentielles", explique Ruth.

Ruth est heureuse et touchée par les commentaires positifs qu'elle a reçus de ses clients. "On m'a toujours dit que les patients aimaient avoir affaire à moi, que j'étais toujours utile et efficace, attentionnée et empathique". 

Une assistante médicale expérimentée et orientée vers le service peut avoir un impact positif immédiat sur la fidélisation des patients et la réputation de la clinique, ce qui se traduit même par des commentaires positifs en ligne.

Dans l'ensemble, Ruth estime que la transition entre le travail en personne et l'assistance virtuelle a été une entreprise productive. "Ayant eu une longue carrière dans le secteur de la santé, j'ai d'abord pensé que le modèle à distance serait un peu étrange pour un cabinet médical. Mais après dix mois de travail, j'ai décidé que c'était en fait un très bon modèle, à condition d'être cohérent, très organisé et d'avoir de l'expérience dans le domaine de la santé.

Si vous souhaitez travailler avec une personne ayant une expérience de l'administration d'un cabinet médical comme Ruth, il vous suffit de démarrer un chat, de réserver un appel de découverte ou de nous appeler directement au +1-888-504-4449, et notre équipe vous mettra en relation avec un VA médical expérimenté.