Comment un assistant virtuel de service à la clientèle peut vous aider à créer et à entretenir des relations

Un défi permanent pour de nombreuses entreprises, en particulier pour les plus petites, est de créer un lien au-delà de la nature transactionnelle de la dynamique client-entreprise.

Les petites organisations ne disposent pas des ressources nécessaires pour assurer le suivi de leurs clients et communiquer avec eux en temps voulu, parce qu'elles n'ont pas assez de personnel pour tout faire. Établir un lien significatif avec leur base de clients semble presque impossible.

En outre, les entreprises doivent être prêtes à communiquer avec leurs clients sur un large éventail de canaux en temps opportun, car les clients ont des préférences différentes quant aux canaux de communication qu'ils préfèrent utiliser.

Cela représente un défi, car les attentes ont évolué :

• Les clients veulent et attendent toujours un service de la plus haute qualité.
• Des désagréments qui seraient autrement considérés comme mineurs peuvent déclencher de mauvaises critiques de la part des clients et nuire à votre réputation.
• Les plaintes qui étaient autrefois envoyées sous forme de lettres de mécontentement sont désormais publiées sous forme d'avis publics et de commentaires sur les médias sociaux, à la vue de tous.

Les avis en ligne étant désormais le principal baromètre de la réputation et de la fiabilité d'une entreprise, comment les entreprises soucieuses de leur pérennité peuvent-elles relever ces défis ? Nos trois principales suggestions :

• Établissez des relations en vous engageant régulièrement auprès de votre clientèle par le biais de plusieurs canaux.
• Demander un retour d'information et agir en conséquence
• Faire appel à un assistant virtuel du service clientèle, à temps partiel ou à temps plein, pour se concentrer sur les contacts avec les clients et les réponses à leur apporter.

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Créez un lien avec vos prospects et vos clients

Les clients qui ressentent un lien fort avec votre entreprise seront probablement plus indulgents en cas de problème et moins enclins à laisser de mauvaises critiques.

Grâce aux médias sociaux, il est plus facile que jamais d'établir et d'entretenir des relations personnelles. Un bon moyen consiste à rechercher vos meilleurs prospects et clients sur les médias sociaux et à vous engager avec eux : entamez une conversation ou félicitez-les pour leurs réalisations personnelles. Un simple message peut devenir la graine d'une relation durable !

Vous obtiendrez également des informations supplémentaires sur les antécédents du client :

• Où ils vivent,
• Leur domaine d'activité,
• Leurs loisirs,
• Films préférés, sports, et bien plus encore !

Cela vous aidera à établir un lien personnel avec vos clients au-delà du service que vous offrez.

Demander un retour d'information

Une fois que vous avez établi une relation client-client, veillez à demander un retour d'information. Cela vous aidera à améliorer votre expérience client et votre client appréciera l'intérêt que vous portez à ce qu'il pense de votre service.

Que pouvez-vous confier à un assistant virtuel de service à la clientèle ?

Entrer en contact avec les clients à des heures irrégulières et dialoguer avec eux est exactement le type de tâche que les petites entreprises devraient envisager de confier à un assistant virtuel ayant une expérience dans le service à la clientèle. Qu'il s'agisse de répondre à des courriels, d'envoyer des messages directs sur les médias sociaux ou des demandes de rendez-vous, un assistant virtuel peut faire tourner la machine de votre service client, même lorsque vous n'êtes pas en ligne.

Un assistant virtuel vous permettra également d'économiser de l'argent par rapport à l'embauche d'un nouveau personnel à temps plein. Vous n'avez pas à dépenser pour l'espace de bureau, les taxes supplémentaires, les coûts d'entretien, les avantages sociaux, etc. Virtual Gurus peut vous mettre en relation avec un assistant virtuel compétent en matière de service à la clientèle pour combler les lacunes dans l'emploi du temps de votre équipe.

Pour vous assurer que votre assistant virtuel est bien équipé pour traiter les demandes entrantes, veillez à lui fournir les outils nécessaires pour qu'il puisse fournir une expérience réussie :

• Indiquez à votre assistant virtuel du service clientèle le type de langage que votre entreprise adopte afin que l'engagement soit conforme à la personnalité de votre marque.
• Préparez une liste de "réponses toutes faites" ou d'exemples que votre assistant peut utiliser pour différents types de demandes et indiquez le membre de l'équipe ou le service qu'il devra contacter au cas où votre assistant virtuel aurait besoin d'informations supplémentaires.
• Si vous ou des membres de votre équipe devez vous absenter du bureau, assurez-vous que votre assistant virtuel du service clientèle est au courant de l'emploi du temps de votre équipe afin qu'il puisse indiquer au client à quel moment il peut s'attendre à recevoir une réponse.

Laissez-nous vous aider à atteindre la croissance que votre entreprise recherche tout en continuant d'attirer et d'impressionner vos clients actuels et potentiels.

Si vous cherchez d'autres façons dont un assistant virtuel peut aider votre entreprise, vous en trouverez cinq ici. Si vous êtes prêt à trouver la personne qui vous convient, prenez rendez-vous avec nous.