Une journée dans la vie d'un assistant virtuel

Vous êtes curieux de découvrir le monde des assistants virtuels (AV) - ce qu'ils font et comment se déroulent leurs journées ? En tant qu'assistante virtuelle, je peux dire que cette profession n'est pas seulement stimulante, mais aussi incroyablement gratifiante. Chaque jour est une nouvelle aventure, remplie de tâches diverses et d'opportunités de faire la différence dans la vie des clients.

Depuis le confort de mon bureau à domicile, j'aide les entrepreneurs, les organisations à but non lucratif, les cadres et les propriétaires de petites entreprises à gérer efficacement leur charge de travail. Alors, que vous soyez un assistant virtuel en devenir ou quelqu'un qui cherche à déléguer des tâches et à rationaliser ses opérations, ceci pourrait répondre à certaines de vos questions sur ce que nous faisons chaque jour.

Il y a six ans, j'ai contracté une maladie multisystémique qui a changé ma vie et qui m'a empêchée de sortir du lit certains jours. Depuis l'âge de 12 ans, je travaille, et me retrouver dans l'incapacité d'exercer un emploi du lundi au vendredi, de 9 à 5, a été extrêmement difficile pour moi. Il y a un peu plus de trois ans, ma sœur a rencontré Bobbie dans le cadre de son travail et a apprécié son approche commerciale inclusive. Elle m'a présenté Virtual Gurus et m'a dit que cela pourrait me convenir. Le fait d'être assistante virtuelle a changé ma vie de bien des façons ! Il est toujours amusant de jeter un coup d'œil et de voir comment les autres vivent et travaillent. J'aimerais partager avec vous une journée typique de ma vie.

Y a-t-il une journée type pour un assistant virtuel ?

L'un des aspects les plus intéressants du métier d'assistante virtuelle est que je peux choisir ma journée en fonction de mon état d'esprit, des choses que je dois faire pour ma santé ou ma maison, et de ce dont mes clients ont besoin ce jour-là ou cette semaine-là. La liberté de fixer mon emploi du temps et d'être propriétaire de mon entreprise est merveilleuse.

Planification de la semaine

Au début de la semaine, que ce soit le dimanche après-midi ou le lundi matin, je me reporte à la semaine précédente pour voir si je dois déplacer des tâches demandées vers la semaine suivante, par exemple un sujet abordé lors d'une réunion ou un événement qui pourrait nécessiter un suivi.

La communication est essentielle lorsque l'on travaille au sein d'une équipe virtuelle. Il nous manque les nuances subtiles et l'ambiance de bureau que l'on acquiert lorsqu'on est immergé dans un environnement de travail physique. Obtenir des éclaircissements, se mettre d'accord sur les délais et poser des questions détaillées sont des éléments importants de mon travail.

Conseil d'initié : utilisez les outils qui vous conviennent le mieux ! Que vous préfériez un outil de gestion des tâches comme Asana, Monday ou Trello, ou que vous soyez comme moi et préfériez un agenda physique et un bloc-notes (levez la main si vous aimez les stylos et le papier !), l'important est de trouver quelque chose qui fonctionne et qui vous permette de rester organisé.

En travaillant avec Virtual Gurus, j'ai la chance d'utiliser également Talentplace, pour la gestion des tâches, le suivi de mon temps par tâche et par client, la communication avec mes clients, la création de rapports hebdomadaires et plus encore. Le fait d'avoir un endroit fixe où je peux utiliser tous ces éléments pour chaque client me permet de rester sur la bonne voie.

Ma journée type...

• 8 h 30 - Organiser mes priorités et vérifier les courriels des clients
• 9 heures - Temps consacré au client
• 11 heures - Pause, promenade Toby
• 11 h 30 - Effectuer une petite tâche
• 12h30 - Pause déjeuner et petite promenade
• 13 heures - Réunions ou temps consacré aux clients, lorsqu'il fait beau, je travaille à l'extérieur.
• 15 heures - Tâches ménagères/pause, parfois nous allons à pied retrouver mon plus jeune après l'école.
• 16 heures - Travailler encore une heure ou deux en fonction de la journée et des activités familiales

Un regard approfondi sur une journée dans la vie d'une assistante virtuelle

Il y a quelques mois, notre famille a décidé d'adopter un cocker de 4,5 livres, âgé de 11 semaines. Cela a modifié la façon dont je commence ma journée. Je me réveille généralement entre 6 h 30 et 7 h et je l'emmène dehors pour qu'il fasse ses besoins et sa pose quotidienne de yoga du chien couché (au moins l'un d'entre nous peut faire du yoga !). Ensuite, il réclame son petit-déjeuner, tandis que je lui dis "Le café d'abord" ! Nous jouons encore un peu à l'intérieur et à l'extérieur avant qu'il ne soit prêt à faire une sieste de chiot et à me laisser travailler. Je dois aussi mentionner que ma plus jeune est en vacances d'été, donc je n'ai pas le défi supplémentaire de l'emmener à l'école, mais quand je le ferai, l'intérieur-extérieur inclura ceci.

Ma journée de travail commence alors entre 8h30 et 9h30, selon les jours. La première chose que je fais est de consulter les comptes de courrier électronique de chacun de mes clients pour me faire une idée de ce dont ils ont besoin ce jour-là et vérifier s'il y a des demandes urgentes. Si c'est le cas, je m'occupe d'abord de ces tâches. Le reste est consigné dans une liste de tâches quotidiennes que je conserve dans mon agenda. J'utilise un agenda fantastique qui est une petite entreprise de Calgary appartenant à une femme et qui s'appelle Wrinkle and Crease. Il contient des espaces pour les tâches quotidiennes, les tâches hebdomadaires, une liste de choses à faire et une section de notes. Cela me permet de m'organiser pour la semaine !

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C'est généralement le matin que je me consacre à mon travail ciblé ou à des tâches dont le délai de réalisation est court. Par exemple, la rédaction d'une subvention ou d'une proposition, le rapprochement de fin de mois, la saisie de données ou la mise à jour d'un système de gestion de la relation client, les tâches de gestion du calendrier ou des courriels, et toutes les tâches liées aux ressources humaines, comme l'examen de CV ou la rédaction de manuels de politiques et de procédures. J'essaie de programmer les réunions les mardis et les jeudis, car je trouve que les réunions demandent une concentration différente et j'aime avoir des jours fixes pour accomplir mon travail. Je trouve également que les lundis et les vendredis sont difficiles pour les réunions récurrentes en raison des longs week-ends et j'aime garder une bonne structure/cadence avec des réunions régulières. Bien que mon principal objectif soit de m'adapter à ce qui convient le mieux à mes clients, certaines semaines, j'ai des réunions tous les jours.

Après notre pause matinale, qui consiste à faire jouer les chiots et à boire de l'eau (restez hydratés !), nous nous installons pour une autre heure de travail plus léger, comme la vérification des courriels, la planification des événements à venir ou des posts sur les médias sociaux, la réalisation de recherches amusantes ou la commande de fournitures. J'aime aussi écouter de la musique ou un podcast pendant cette période. Je suis une personne qui apprend tout au long de sa vie et j'adore écouter des podcasts qui m'aident à apprendre quelque chose de nouveau, mais parfois j'ai juste envie de chanter Nina Simone, Billy Talent ou Buffy Sainte-Marie.

Après le déjeuner, je me consacre à un travail créatif (mais ciblé) pour mes clients, comme la conception de sites web, la rédaction de blogs, l'organisation de voyages, les commandes de restauration, etc. En raison de ma maladie, je constate que c'est le matin que je me concentre le mieux et que l'après-midi, j'ai envie de laisser libre cours à ma créativité. C'est souvent à ce moment-là que je travaille à l'extérieur lorsqu'il fait chaud. J'ai un porche couvert à l'avant qui est si agréable pour s'asseoir et écouter les oiseaux ou d'autres bruits extérieurs. J'essaie également de planifier les rendez-vous familiaux ou médicaux pour après le déjeuner. Ma journée de travail se termine généralement entre 17 et 18 heures, bien qu'il y ait des jours où je travaille tard dans la soirée, comme c'est le cas pour tout travail administratif.

Les tâches qu'un assistant virtuel peut effectuer pour vous

Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive, mais d'une liste compacte de choses sur lesquelles j'ai travaillé depuis que j'ai commencé ma carrière d'assistante virtuelle.

• Gestion des médias sociaux
• Gestion des courriels
• Gestion du calendrier et des réunions
• Saisie de données ou gestion de CRM
• Assistance immobilière
• Assistance juridique
• Gestion des ressources humaines et recrutement
• Tenue de la comptabilité, rapprochement de fin de mois
• Recherche et gestion de feuilles de calcul/données
• Organisation de voyages et d'événements
• Rédaction de contenu, copywriting et relecture
• Conception graphique
• Conception et maintenance du site web
• Optimisation des moteurs de recherche
• Assistance exécutive
• Achat de cadeaux, reconnaissance des employés, reconnaissance des clients
• Élaboration de profils d'acheteurs et autres tâches de marketing
• Recherche d'appels d'offres et préparation de propositions
• Tâches documentaires et création de présentations
• Classement, gestion des systèmes de classement en ligne

La réussite de mon entreprise

En tant qu'assistante virtuelle, je contrôle mon emploi du temps et mon travail est structuré autour de l'accomplissement efficace des tâches, ce qui élimine les temps morts et les surveillances. Je suis constamment occupée et j'ai l'occasion d'élargir mes connaissances et d'affiner mes compétences chaque jour. De plus, dès que j'ai un peu de temps libre, je jette un coup d'œil aux outils du métier de Talentplace ou à Upgrade U dans notre VA Community Hub pour acquérir encore plus de compétences que je peux transmettre à mes clients.

 La diversité des tâches, la flexibilité des horaires de travail et les possibilités d'apprentissage continu font du métier d'assistant virtuel un choix de carrière incroyablement attrayant. Étonnamment, l'un des aspects les plus gratifiants de ce travail a été les relations que j'ai nouées avec mes clients. Leur satisfaction et leur appréciation font que tout cela en vaut vraiment la peine. J'aime aussi beaucoup rencontrer et travailler avec d'autres assistants virtuels chez Virtual Gurus. C'est une communauté tellement accueillante.

En tant qu'assistant virtuel chez Virtual Gurus, vous aurez la liberté de travailler à distance tout en apportant un soutien de premier ordre à nos clients. Vous gagnerez un salaire compétitif et recevrez une formation continue, tout en profitant de la flexibilité et de l'indépendance qu'offre cette opportunité. Transformez votre amour pour l'organisation, la communication, le service à la clientèle, la création de graphiques, ou tout ce qui alimente vos passions, en une profession épanouissante.

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En engageant un assistant virtuel, vous aurez le temps de vous concentrer sur votre activité et vous saurez que vous bénéficiez de l'assistance de qualité dont vous avez besoin. Nous serions ravis de discuter avec vous et de voir ce que vous attendez d'une assistante. Jetez un coup d'œil à ce que disent certains de nos clients.