4 façons simples de passer du papier au numérique - sans brûler les étapes

Des factures dématérialisées aux signatures électroniques, de plus en plus d'entreprises passent au zéro papier. Si le passage du papier au numérique permet de préserver l'environnement, il peut aussi s'avérer décourageant.

Mais considérez le scénario suivant : si vous avez besoin d'accéder rapidement à un document important qui n'est stocké qu'au format papier, vous perdez souvent un temps précieux à fouiller dans des classeurs, des boîtes ou des piles de papier sur le bureau de quelqu'un. Lorsque vous passez au zéro papier, il vous suffit d'utiliser la fonction de recherche pour retrouver ce même document.

Le stockage de tous vos documents d'entreprise sur une plateforme numérique permet de réduire l'encombrement, d'économiser de l'espace et de sécuriser les fichiers, tout en les rendant facilement accessibles à ceux qui en ont besoin. L'organisation des dossiers est plus facile et vous ne perdez pas de temps à chercher ce dont vous avez besoin ; votre équipe peut ainsi travailler plus efficacement.

Le passage du papier aux fichiers numériques peut sembler insurmontable au début, mais il sera beaucoup plus facile que vous ne le pensez si vous suivez ces quatre étapes simples.

1. Commencer lentement et établir des priorités

Commencez par déterminer où sont rangés tous vos documents et quels sont ceux que vous souhaitez numériser. Commencez par un type de document à la fois pour éviter d'être submergé, et établissez un calendrier pour la transition de chaque groupe de fichiers. ‍

2. Trouver la bonne solution de stockage en nuage

‍Leplus douloureux est maintenant passé. Ouf ! Il est maintenant temps de commencer à transférer les fichiers vers le nuage. Les solutions de stockage dans le nuage offrent un niveau de sécurité plus élevé pour vos documents, car des sauvegardes sont créées par défaut lorsque vous téléchargez vos fichiers.

Il existe de nombreuses options de stockage en nuage, notamment Microsoft Onedrive, Google Drive, etc. Choisissez la meilleure option en fonction des types de documents que vous possédez, du niveau de protection dont vous avez besoin, de votre intention de partager ou non vos documents avec d'autres personnes et des appareils que vous utilisez. Vous trouverez ici des avis sur certains des meilleurs fournisseurs de services de stockage en ligne.

3. Lancer la numérisation

Commencez maintenant à numériser et à enregistrer vos documents dans le nuage. Réfléchissez aux outils dont vous aurez besoin pour ce processus. Vous pouvez investir dans un scanner efficace comme ScanSnap, qui vous permet de numériser de nombreuses pages par minute ainsi que des documents recto-verso. Vous pouvez également utiliser diverses applications qui vous permettent d'utiliser l'appareil photo d'un téléphone portable pour numériser et enregistrer sur le nuage en une seule étape. Dans cet article, vous trouverez une liste d'applications utiles que vous pourriez vouloir consulter.

4. Prévoir un système de suivi des progrès

Pour encourager l'adoption de votre système de télédéclaration en ligne, fixez des objectifs clairs pour vous-même, pour chaque service et pour l'ensemble de l'organisation. Faites-leur savoir combien de temps, d'énergie et d'argent ils économisent.

C'est le moment idéal pour essayer un outil de prise de notes numérique afin d'assurer le suivi des projets et des listes de choses à faire. EverNote fonctionne très bien pour ce type de projets. Nous aimons également utiliser des calendriers Google partagés pour ajouter des événements et des tâches ; cela permet à toute l'équipe d'être au courant des échéances et des étapes et de s'assurer que tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde en ce qui concerne vos objectifs globaux.

Vous pouvez également envisager de faire appel à l'un de nos assistants administratifs virtuels (AV). Ils sont compétents pour suivre les processus, gérer les projets et assister les équipes, ce qui facilite ce type de transition.

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Le monde numérique est en constante évolution. Il peut être difficile de suivre le rythme, mais vous pouvez commencer lentement, en adoptant progressivement des solutions qui aideront votre organisation à évoluer de manière efficace.

Vous envisagez de passer au zéro papier, mais vous n'avez pas le temps de vous en charger vous-même ? Prenez contact avec nous et nous serons heureux de vous mettre en relation avec un assistant virtuel qui fera le gros du travail à votre place.