Restez concentré sur votre travail. Nos réceptionnistes basés aux États-Unis répondent au nom de votre entreprise, enregistrent les prospects et organisent la suite des opérations, afin que rien ne passe entre les mailles du filet pendant que vous êtes occupé. Vous bénéficiez ainsi d'un service d'accueil professionnel sans avoir à supporter les coûts liés à l'embauche d'un employé supplémentaire.
99,9 % des appels pris en charge · temps de réponse moyen de 6 secondes · service assuré 7 jours sur 7.
Une rubrique de Virtual Gurus
Continue à travailler. On va répondre au téléphone.
Le service d’accueil « Virtual Gurus » met à votre disposition une équipe conviviale et professionnelle qui répond à vos appels dès leur réception. Elle respecte votre message d’accueil et vos procédures, recueille les coordonnées des appelants, prend des rendez-vous et transfère les appels importants. Il s’agit du même service d’assistance humaine et locale qui soutient nos assistants virtuels, désormais dédié à vos lignes téléphoniques.
Répondre à tous les appels
Saisir chaque prospect / Enregistrer et acheminer automatiquement
Nos domaines d'intervention
Concentrez-vous sur ce qui se trouve devant vous. Nous nous occuperons de la suite.
Du premier « bonjour » à la prise de rendez-vous, nos réceptionnistes constituent la vitrine professionnelle de votre entreprise. Elles travaillent en suivant vos scripts, vos procédures et votre image de marque.
Prise d'appels et collecte de prospects
- Répondez à chaque appel avec votre message d'accueil personnalisé et suivez la procédure prévue
- Répondre aux questions courantes et évaluer les appelants
- Enregistrez les coordonnées de l'appelant dans vos formulaires d'accueil personnalisés
- Prendre des messages détaillés et transférer les appels urgents
Prise de rendez-vous
- Prenez des rendez-vous sur Calendly, Acuity ou l'outil que vous utilisez habituellement
- Tenez compte de vos disponibilités, des règles applicables à votre zone d'intervention et des types de rendez-vous
- Gérer les annulations et les reports lorsque cette fonctionnalité est prise en charge
- Transformez les appels entrants en rendez-vous confirmés dans votre agenda
CRM, planification des itinéraires et gestion des interventions
- Travaillez directement depuis votre CRM pris en charge
- Créer et mettre à jour les fiches clients en temps réel
- Trier par niveau d'urgence, technicien, lieu ou service
- Prise en charge de la répartition, du suivi et de la planification des interventions sur site
La différence
Un service d'accueil à l'image de votre entreprise
- Professionnels basés aux États-Unis : les appels sont pris en charge par des salariés américains déclarés sur un formulaire W-2, et non par des robots ou des agents basés à l'étranger.
- Une équipe qui vous connaît : des petits groupes dévoués qui se familiarisent avec votre activité, et non un centre d'appels anonyme.
- Conçu sur mesure pour vous : scripts personnalisés , FAQ, règles de qualification et étapes d'escalade.
- Une couverture permanente : une couverture en direct 7 jours sur 7 , avec redirection et automatisation en dehors des heures de bureau.
- Conservez votre numéro : transférez les appels vers votre ligne actuelle à temps plein, en dehors des heures d'ouverture ou en cas de surcharge.
- Une couverture flexible : gérez les périodes de forte affluence, les pauses déjeuner, les réunions, les interventions sur le terrain et les vacances sans manquer un seul appel.
- Un service que la plupart des prestataires n'offrent pas : chaque compte bénéficie d'une analyse continue des appels et d'un accompagnement, afin que l'expérience client reste optimale et constante à mesure que votre entreprise se développe.
- Mise en œuvre pratique : une période d'accompagnement pendant laquelle nous élaborons vos scripts, testons les flux d'appels et procédons aux derniers réglages avant la mise en service, puis nous restons à vos côtés après le lancement.
Adapté à votre entreprise
Nous adaptons les messages d'accueil, les scripts et la gestion des appels en fonction de vos services, de vos processus et du ton de votre marque.
Adaptez-vous à votre volume d'appels
Choisissez une formule mensuelle et adaptez-la à la hausse ou à la baisse en fonction de l'évolution du volume d'appels. Pas de contrat à long terme.
Répondre à vos attentes
Notre équipe chargée de la réussite client veille à ce que votre couverture soit parfaitement adaptée à vos besoins, afin que vous puissiez tirer pleinement parti de chaque formule.
Témoignages de clients
Ce qu'en disent nos clients
Note moyenne de satisfaction des clients : 4,9 sur 5.
C'est sans conteste la meilleure entreprise avec laquelle nous ayons jamais travaillé. Après des années passées à tisser des liens, ils font véritablement partie de l'équipe. Je les recommande vivement.
Tous les membres de l'équipe offrent un excellent service, et le système mis en place est très efficace pour garantir une communication de qualité pour votre entreprise. L'intégration s'est très bien déroulée et je leur confie en toute confiance la gestion des appels, la prise de rendez-vous et l'établissement des devis. Je suis fier de les compter parmi les membres de mon équipe.
Ils font partie intégrante de notre entreprise. Ils filtrent nos appels et l'appelant a l'impression d'avoir affaire à l'un de nos propres employés, tant ils sont compétents. En l'espace d'un mois, ils avaient déjà cerné le caractère et les particularités de notre boutique ; ainsi, lorsqu'un appel inhabituel arrive, ils l'interceptent et prennent le message. Ils nous sauvent vraiment la vie.
Projets
Choisissez comment vos appels seront traités, puis déterminez leur nombre.
Commencez par choisir la formule qui vous convient lorsque quelqu’un appelle : réponse en direct, réponse avec prise de rendez-vous, ou gestion complète via CRM et répartition des interventions. Sélectionnez ensuite le nombre de minutes adapté à votre volume d’appels. Les minutes sont incluses dans chaque formule, et nous adapterons votre forfait à la hausse à mesure que votre activité se développe.
Réponse en direct
Réponse
À partir de 399 $ CAD par mois (50 minutes incluses)
- Réponses avec votre message d'accueil personnalisé et votre procédure
- Répond aux questions courantes et traite des conditions d’éligibilité de base
- Enregistre les coordonnées de l'appelant sur vos formulaires d'accueil
- Prend les messages et transfère les appels urgents
Comprend des plans au 1/min. Des plans au 1/minute plus grands sont disponibles à mesure que votre entreprise se développe.
Les plus populaires
+ Planification
Calendrier
À partir de 799 $ CAD par mois (75 minutes incluses)
- Tout ce qu'il faut savoir
- Prendre des rendez-vous dans Calendly, Acuity ou votre outil
- Tient compte de vos disponibilités et des types de rendez-vous
- Gère les annulations et les reports lorsque ces fonctionnalités sont prises en charge
Comprend des plans au 1/min. Des plans au 1/minute plus grands sont disponibles à mesure que votre entreprise se développe.
Le plus intégré
+ CRM et gestion des interventions
Itinéraire
À partir de 1 099 CAD par mois (150 minutes incluses)
- Tout ce qui se trouve dans le Calendrier
- Fonctionne au sein de votre CRM pris en charge
- Crée et met à jour des fiches et évalue les demandes
- Itinéraires par niveau d'urgence, technicien, lieu ou service
- Permet la gestion des affectations, du suivi et de la planification des départs
Comprend des plans au 1/min. Des plans au 1/minute plus grands sont disponibles à mesure que votre entreprise se développe.
| Capacité | Réponse | Calendrier | Itinéraire |
|---|---|---|---|
| Service de réponse téléphonique en direct avec un message d’accueil et un processus personnalisés | ✓ | ✓ | ✓ |
| Évaluation des appels et questions fréquentes | ✓ | ✓ | ✓ |
| Formulaires d'inscription personnalisés et enregistrement des informations sur l'appelant | ✓ | ✓ | ✓ |
| Messages détaillés et acheminement des appels urgents | ✓ | ✓ | ✓ |
| Prise de rendez-vous (Calendly, Acuity, etc.) | - | ✓ | ✓ |
| Règles relatives à la disponibilité, à la zone de desserte et au type de rendez-vous | - | ✓ | ✓ |
| Annulations et reports | - | ✓ | ✓ |
| Fonctionne directement depuis votre CRM | - | - | ✓ |
| Créer et mettre à jour les fiches clients | - | - | ✓ |
| Routage avancé (urgence, service technique, lieu, service) | - | - | ✓ |
| Répartition, suivi et planification des départs | - | - | ✓ |
| Comptage des minutes inclus dès le début | 50 | 75 | 150 |
| À partir de (par mois) | $299 | $559 | $799 |
Chaque formule comprend un forfait de minutes. Choisissez votre niveau d'assistance, puis le forfait de minutes de départ qui vous convient. Les minutes de réception sont incluses dans chaque formule, et nous ajouterons un forfait de minutes plus important dès que le volume d'appels augmentera.
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Vous avez besoin de plus qu'un simple service d'accueil ? Nous avons aussi des collaborateurs spécialisés dans ce domaine.
Le service d'accueil prend en charge la gestion de votre téléphone. Lorsque vous avez besoin d'une aide régulière pour la gestion administrative, la planification, la comptabilité, le marketing et bien plus encore, nos assistants virtuels prennent le relais. Il s'agit des mêmes professionnels rigoureusement sélectionnés et basés en France, adaptés aux besoins de votre entreprise. De nombreux clients combinent un forfait « réceptionniste » et un forfait « assistant virtuel », ce qui leur permet de répondre aux appels tout en assurant le bon déroulement de leurs activités.
Réceptionniste virtuelle
- Couverture des appels en direct
- Tarification au nombre de minutes mensuelles
- Répond à vos appels, consulte vos messages et transfère vos appels
- Idéal lorsque vous ne pouvez pas laisser un appel sans réponse
Assistant virtuel
- Accompagnement continu dans la réalisation des tâches
- Tarification à l'heure mensuelle
- Gère l'administration, la comptabilité, le marketing et bien plus encore
- Idéal pour vous décharger des tâches récurrentes
Quels que soient vos besoins, nous sommes les personnes qu'il vous faut
Questions fréquemment posées
Dans quel délai ma couverture peut-elle entrer en vigueur ?
En général, cela prend entre quelques jours et une semaine, selon la complexité du script et les éventuelles intégrations avec un CRM ou un outil de planification.
Dois-je changer de numéro de téléphone ?
Non. Conservez votre numéro actuel et transférez-nous vos appels, que ce soit à temps plein, en dehors des heures d'ouverture ou en cas de surcroît d'appels et à titre de solution de secours.
Quel plan dois-je choisir : « Réponse », « Calendrier » ou « Itinéraire » ?
« Answer » pour la prise d'appels en direct et la gestion des messages, « Calendar » pour prendre des rendez-vous, et « Route » pour la gestion complète de la relation client (CRM) et la gestion des interventions. Si vous avez des doutes, une brève consultation vous aidera à trouver la solution la mieux adaptée.
Que se passe-t-il si je dépasse le nombre de minutes incluses dans mon forfait ?
Nous vous ferons passer à un forfait plus généreux, adapté à votre volume d'appels. Votre interlocuteur du service « Réussite client » veille à ce que votre forfait corresponde à votre consommation, afin que vous ne soyez jamais à court de minutes.
Puis-je ajouter un assistant virtuel également ?
Oui. De nombreux clients associent une formule « réceptionniste » à un assistant virtuel pour bénéficier d'un soutien continu en matière d'administration, de comptabilité ou de marketing. Nous vous aiderons à mettre en place ces deux services.
Les réceptionnistes sont-ils vraiment basés aux États-Unis ?
Oui. Les appels sont pris en charge par des salariés déclarés sur un formulaire W-2 et basés aux États-Unis, et non par des prestataires indépendants ou des agents basés à l'étranger.
Puis-je partager mon assistant virtuel avec mon équipe ?
Absolument ! Votre assistant virtuel peut assister plusieurs membres de l'équipe tant que leur travail total reste dans les limites des heures convenues.
Qui est propriétaire du travail effectué par mon assistant virtuel ?
En tant que client, vous êtes propriétaire du travail effectué par votre assistant virtuel. Le travail qu'il effectue pour vous est considéré comme un travail à façon dans le cadre de notre accord.
Puis-je utiliser mon assistant virtuel pour plusieurs entreprises ?
Oui, tant que les tâches s'inscrivent dans le cadre des heures convenues et qu'elles sont conformes à nos conditions de service, vous pouvez utiliser votre assistant virtuel pour soutenir plusieurs entreprises.
Comment mes données et ma vie privée sont-elles protégées ?
Nous accordons une grande importance à la sécurité et à la confidentialité des données. Nos assistants virtuels sont liés par des accords de confidentialité. Nous ne vendons ni ne transmettons vos données à des tiers, et vous pouvez demander la suppression définitive de vos données en envoyant votre demande par e-mail à l'adresse [email protected]. Consultez notre Politique de confidentialité ici.
