Ce qu'il faut préparer avant de commencer à travailler avec votre assistant virtuel

Si vous travaillez pour la première fois avec un assistant virtuel, il peut être difficile au début de savoir comment déléguer des tâches et travailler efficacement avec votre assistant virtuel. Ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour faciliter la transition vers l'assistance à distance pour vous et votre entreprise.

Il est essentiel de sélectionner l'assistant virtuel qui convient le mieux à votre entreprise et aux types de tâches dont vous avez besoin. et les types de tâches dont vous avez besoin. Nous avons des centaines d'assistants professionnels et compétents sur notre marché, avec un large éventail d'expériences allant de l'administration immobilière à la conception graphique - ce qui signifie qu'il y a une correspondance parfaite pour chaque entreprise unique. Une fois que vous avez choisi l'assistant virtuel qui convient à votre entreprise, il est temps de vous organiser et de vous préparer à travailler avec votre nouvel assistant à distance.

Voici ce qu'il faut préparer avant de commencer à travailler avec votre assistant virtuel.

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Déterminez où vous avez besoin d'aide 

Avant votre premier appel avec votre AV, dressez une liste de toutes les tâches et de tous les éléments pour lesquels vous avez besoin d'aide.

Avez-vous du mal à rester à flot face à l'afflux constant de nouveaux courriels et de demandes d'agenda ? Êtes-vous en retard sur vos rapports de réconciliation mensuels ? Avez-vous désespérément besoin d'un œil créatif pour concevoir des publicités et des graphiques pour les médias sociaux ? Avez-vous besoin d'un gestionnaire de communauté pour gérer vos interactions et commentaires apparemment sans fin sur les médias sociaux ? Ou peut-être d'un expert en grammaire pour relire les documents des clients ?

Plus vous serez précis dans votre liste, plus il vous sera facile de déléguer des tâches et de communiquer à votre AV exactement ce que vous devez faire.

Établissez un ordre de priorité dans votre liste de tâches

Une fois que votre liste de tâches finale est prête, réorganisez vos tâches par ordre de priorité.

Y a-t-il des tâches sur lesquelles vous aimeriez que votre assistant personnel se mette immédiatement au travail ? Quels sont les projets en cours pour lesquels vous avez du mal à respecter les délais ?

Au début, il est essentiel de bien comprendre ce qui doit être prioritaire. Cela vous évitera, à vous et à votre nouvelle assistante, d'être débordés pendant cette période de transition et aidera également votre assistante à gérer son temps. S'il y a des tâches ou des projets dont les échéances sont connues, notez-les afin de les avoir à portée de main lors de votre premier appel avec votre assistante.

Définir une fréquence pour les tâches récurrentes 

Si vous avez des tâches permanentes, qu'elles soient quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles, définissez clairement avec votre AV la fréquence à laquelle vous souhaitez que ces tâches soient accomplies et la date à laquelle elles doivent l'être. Cela aidera votre AV à mieux organiser son calendrier et à comprendre ce que l'on attend de lui.

Créer une liste de contacts pour votre équipe

La communication est essentielle lorsque vous travaillez avec votre assistant virtuel. Les assistants virtuels ont accès à des ordinateurs, des téléphones, des webcams et une variété d'applications et de logiciels de messagerie qui peuvent améliorer votre flux de communication. Décidez de la manière dont vous souhaitez communiquer avec votre assistant virtuel, que ce soit par courrier électronique, par appels directs, par SMS ou par vidéoconférence.

Créez une liste de contacts avec les membres clés de votre équipe qui pourraient avoir besoin d'être en contact avec votre assistant virtuel. Indiquez leur méthode de contact préférée et la manière dont ils peuvent être joints.

Jetez un coup d'œil à cet article pour obtenir encore plus de conseils pour une communication efficace au sein d'une équipe à distance. conseils pour une communication efficace au sein d'une équipe à distance.

Rassemblez vos informations de connexion et vos mots de passe 

Si vous avez besoin que votre assistant virtuel accède à l'un de vos comptes, qu'il s'agisse de votre messagerie, de vos canaux de médias sociaux ou de votre logiciel de comptabilité, préparez vos identifiants de connexion. De nombreux comptes nécessiteront une vérification en deux étapes la première fois que votre assistant virtuel y accèdera, soyez donc prêt à l'aider à le faire le moment venu.

Préparez-vous à votre premier appel et à votre première formation

Une fois toutes ces informations prêtes pour votre premier appel, pensez à réserver du temps dans votre emploi du temps pour les sessions de formation de suivi nécessaires. Votre assistant virtuel peut avoir besoin d'une formation sur vos processus internes ou sur les logiciels et programmes utilisés par votre équipe. Cette formation peut être dispensée lors de votre premier appel ou lors d'une série d'appels vidéo au cours desquels vous partagez votre écran et montrez ce qu'il faut faire.

Avec tout nouveau membre d'une équipe, il y aura une courbe d'apprentissage au début - c'est inévitable. Une fois que vous et votre assistant aurez pris de l'élan dans votre communication et votre délégation de tâches, le travail que vous accomplirez ensemble deviendra une seconde nature pour vous deux et pour les autres membres de votre équipe.

En vous organisant et en vous préparant à votre première réunion, vous et votre nouvelle assistante virtuelle serez en mesure d'assurer le succès de votre entreprise, et ce dès le départ.

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