Comment une assistante juridique peut stimuler la productivité de votre entreprise

Les assistants virtuels viennent d'horizons très divers, avec des formations, des expériences professionnelles et des expériences de vie différentes. Chez Virtual Gurus, nous sommes fiers de travailler avec un groupe d'assistants virtuels talentueux issus de tous les horizons, dont beaucoup ont une formation juridique. 

Heather Prescott est l'une de nos nombreuses et talentueuses assistantes juridiques. Elle est parajuriste et a travaillé dans des cabinets d'avocats de toutes tailles pendant plus de 20 ans, principalement dans le domaine du contentieux en tant qu'assistante juridique. Nous avons discuté avec elle de la façon dont une assistante ayant une solide formation juridique peut être un moteur pour une plus grande efficacité dans n'importe quel cabinet.

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Compétences spécialisées

Heather a fait remarquer que si les compétences en matière de service à la clientèle d'une personne ayant une formation d'assistante administrative ou de direction peuvent s'avérer utiles, il existe des nuances qui font que les AV spécialisées sont indispensables pour les cabinets d'avocats et les services juridiques.

"Il est utile d'avoir travaillé dans le domaine juridique, car il existe des procédures judiciaires, des documents spécialisés et des procédures de facturation uniques qu'un autre administrateur ne connaîtrait pas", a-t-elle déclaré.

"Parmi les autres tâches que les AV juridiques peuvent accomplir et que les AV ordinaires ne peuvent pas faire, citons la rédaction de contrats, l'aide à la préparation des procès et la transcription des dépositions (interrogatoires préalables)", a-t-elle énuméré.

La confidentialité joue également un rôle essentiel dans les litiges et Heather note que c'est quelque chose que les AV ayant une formation juridique ont inculqué dans leur état d'esprit. "Le secret professionnel est de la plus haute importance".

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Polyvalence et flexibilité

Un assistant virtuel juridique peut souvent apporter son aide dans des domaines autres que les fonctions juridiques essentielles. De nombreux assistants virtuels juridiques possèdent un ensemble de compétences polyvalentes qui peuvent être appliquées à d'autres services afin de rationaliser les processus et d'accroître l'efficacité. "De nombreux avocats utilisent leur propre programme de comptabilité juridique, mais il est également utile de connaître la comptabilité en général. 

Heather a ajouté que ses compétences en comptabilité lui ont été utiles lorsqu'elle était assistante juridique, car elle devait facturer tous ses clients à la fin de chaque mois. Elle a également pu mettre en place un processus de facturation pour un client qui n'avait facturé aucun de ses clients pendant toute une année ! 

La rédaction de la correspondance est un autre domaine dans lequel les assistants juridiques ont tendance à exceller. Ils peuvent rédiger des lettres entre avocats ou directement à l'intention du client d'un avocat, car ils connaissent la formulation et les nomenclatures utilisées dans la correspondance juridique. Toute cette pratique rédactionnelle les rend également aptes à traiter la correspondance non juridique, qu'il s'agisse de rédiger des invitations à vos événements ou des communications internes au personnel.

Assistance juridique à distance : est-ce possible ?

Vous vous demandez peut-être si le travail d'assistant juridique peut effectivement être effectué à distance. Après tout, les transcriptions et les documentations judiciaires sont généralement effectuées en personne ou dans le bureau de l'avocat. Heather affirme que ce n'est pas un problème.

"Cela peut se faire facilement. Tant que l'avocat est en mesure de fournir l'enregistrement, par exemple, les transcriptions peuvent être effectuées à distance. Il en va de même pour la recherche juridique, qui peut se faire facilement en consultant en ligne divers documents du palais de justice.

L'horaire flexible que maintiennent de nombreux AV peut également s'avérer utile pour les avocats, qui peuvent avoir besoin de quelqu'un pour travailler selon un horaire différent de celui du 9 à 5 habituel. "C'est plus pratique parce que nous ne sommes pas nécessairement soumis à un horaire fixe ou à un horaire de 9 à 5", explique Heather. "Cela peut encore être un défi si l'avocat veut travailler 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Mais je pense que cela convient généralement aux deux parties. Il suffit de trouver une bonne adéquation entre l'AV et le cabinet d'avocats.

Heather ajoute que certaines choses peuvent sembler difficiles au début, mais qu'il n'y a rien qui ne puisse être surmonté avec une bonne communication, une bonne planification et une bonne organisation.

Si vous souhaitez travailler avec une personne ayant une formation juridique comme celle de Heather, il vous suffit d'entamer une discussion, de réserver un appel de découverte ou de nous appeler directement au +1-888-504-4449.